یکی از عوامل پیچیدگی اجرای صحیح، ارزیابی عملکرد کارکنان، عدم وجود معیارها، استانداردها و شیوه های ارزشیابی است؛ ذهنی بودن برخی از روش های ارزیابی مشکلات مختلفی را برای سازمان به وجود می آورد.
برای آن که شیوه ی صحیح کنترل، طراحی شود، تعریف ملاک و استاندارد ضروری است؛ در صورتی می توان امر نظارت و سپس کنترل را به خوبی انجام داد که بایدها یا نتایج مورد انتظار به درستی مشخص شده باشد؛ جهت سنجش پیشرفت کار در یک برنامه باید یک شاخص از آن برنامه ی خاص را در یک واحد زمانی، مدّنظر قرار داد.
پس از آن که شاخص ها یا مقیاس های سنجش عملیات مشخص شد، باید میزان مورد نظر در آن شاخص ها برای موضوع سرکشی تعیین شود؛ مقداری که در هر شاخص معین می شود «استاندارد» یا «الگوی مطلوب» نام دارد؛ به طور مثال در یک فعالیت ساختمانی، بیست متر مکعب خاک برداری در هشت ساعت می تواند «استاندارد» آن کار باشد و یا در یک پروژه علمی و فرهنگی ده صفحه دست نوشته در یک روز به عنوان یک الگوی پسندیده مطرح گردد.
امام علی علیه السلام بر این نکته تاکید دارد که باید برای همه ی چیزها اندازه و سرآمد و حسابی مقرر کرد همچنان که «خداوند برای هر چیزی اندازه ای قرار داده و برای هر اندازه مدّتی معین نموده و برای هر مدّتی کتابی نگاشته است».(1)
پس از تعیین استانداردها، باید همه ی افراد آن را ملاک قرار دهند و چنانچه از آن پیشی گرفته و یا نسبت به آن کم کاری کرده اند، کار خود را مطابق با آن به اتمام رسانند، امام علی علیه السلام در این باره می فرمایند: «بهترین امور میانه روی است که پیشی گیرندگان به آن برمی گردند و عقب ماندگان به آن ملحق می شوند».(2)
اگر هدف ها با عبارت ها و کلمات حساب شده و سنجیده بیان گردد می توان به راحتی آن ها را به استانداردها و روش های قابل سنجش تبدیل کرد و بر آن اساس عملکردها را اندازه گیری نمود؛ اعلام اهداف با جملات دقیق و سنجیده، مسأله ی کنترل را تسهیل می کند و مدیران را در مسیر استاندادسازی یاری رساند و همین موضوع اهمیت زیادی دارد؛ زیرا معمولاً در زمینه ی برنامه ریزی و کنترل، افراد گوناگون وظایف مختلفی را به عهده دارند. (3)
همان طور که ذکر شد، کنترل مستلزم تعیین استانداردهایی برای مقایسه می باشد؛ تقسیم بندی های متفاوتی را از استانداردها به عمل آورده اند؛ در یکی از تقسیم بندی ها، سه نوع استاندارد بیان شده است:
الف: استانداردهای کَمّی: بر کَمّیت هایی همچون زمان، هزینه، درآمد، سرمایه گذاری و برنامه توجه دارد.
ب: استانداردهای کِیفی: بر کیفیت تولیدات یا خدمات که با واحدهای فیزیکی قابل اندازه گیری نباشد مثل محتوای نوشته ها نظر دارد.
ج: استانداردهای مختلط: که ترکیبی از استانداردهای کَمّی و کیفی است و به وسیله ی آن می توان خدمات یا تولیدات مورد نظر را از جنبه های کَمّیت و کیفیت مورد بررسی و کنترل قرار داد. (4)
1) «جَعَلَ لِکلِّ شَی ءٍ قَدْراً وَ لِکلِّ قَدْرٍ أَجَلًا وَ لِکلِّ أَجَلٍ کتَاباً» (نهج البلاغه: خطبه 182).
2) «خَیرُ الْأُمُورِ النَّمَطُ الْأَوْسَطُ إِلَیهِ یرْجِعُ الْغَالِی وَ بِهِ یلْحَقُ التَّالِی» (تصنیف غررالحکم و دررالکلم: ص104، ح 1861).
3) مدیریت: ص 1258.
4) اصول مدیریت، رضائیان: ص 240.
