تفویض اختیار

واگذار کردن وظایف یا تفویض اختیار نکته ی دیگری است که در میان اصول سازمان دهی اهمیت دارد و نحوه ی توزیع قدرت را در بین سطوح مختلف سازمان مشخص می کند؛ مدیران باید سعی کنند بخشی از کارها را به دیگران تحویل داده و در عین حال خودشان تصمیم گیرنده نهایی باشند.

تفویض اختیار از لازمه های هر تشکیلات است؛ در این مرحله مدیران باید جهت هر قسمت از سازمان مسئولی انتخاب کنند و اختیارات لازم را به او بدهند؛ این امر برای سبک شدن بار مسئولیت رئیس ضروری می باشد؛ در واگذاری کارها، مدیر، نظارت و کنترل، اظهار نظر، تغییر و اصلاح دستورات را به عهده دارد و هرگاه بخواهد می تواند اختیارات تحویل شده را باز پس گیرد.

واضح است که مدیران نمی توانند به تنهایی کلیه کارهایی را که برای اجرای برنامه های راه بردی سازمان مورد نیاز می باشد انجام دهند؛ به همین علت آنان باید تصمیم بگیرند که چگونه اختیار را به مدیری در سطوح پایین تر یا کارکنان و کارشناسان واگذار کنند؛ تفویض یا واگذاری اختیارات، به معنای مشارکت با دیگران در قدرت بوده و بایست با حساسیت خاصی با آن مواجه شد. (1)

تفویض امورات، فرصت بیشتری جهت انجام کارهای دیگر در اختیار مدیر می گذارد؛ اگرچه زمانی که برای شرح یک وظیفه به یک فرد دیگر صرف می شود بیشتر از زمان اجرای کار توسط خود، است؛ اما اگر مدیر دوراندیش باشد متوجه خواهد شد که چنانچه این وقتِ اضافی را صرف کند، در آینده نیز می تواند کار مورد نظر را به فردی که در جریان این توضیحات قرار گرفته، واگذار نماید.

حضرت علی علیه السلام طی نامه ای به امام حسن مجتبی علیه السلام در این مورد می فرمایند: «برای هریک از خدمت گزارانت کاری مربوط به او قرار ده و او را نسبت به همان کاربازخواست نما».(2)

گاهی مدیران به علت کمال گرایی تمایلی به واگذاری کارها ندارند؛ اما بایست به افراد اجازه داد که با دانش افزایی به حل وفصل امور بپردازند و حتی اشتباه کنند؛ اگر مدیر حوصله و توان تصحیح خطاهای زیردستان را داشته باشد، بازوهای توانایی تربیت خواهد کرد که می تواند در مواقع لزوم کارهای بسیاری را به آن ها واگذار کند؛ رئیس نباید از کاهش قدرت و نفوذ خود بترسد بلکه باید به فوایدی که در قبال تفویض به دست می آورد بیندیشد.

معمولاً در هر سازمان برای اجرای اهداف و وظایف، تقسیم بندی مشاغل در دو واحد صف و ستاد صورت می گیرد:

بخش صف به طور مستقیم اهداف اصلی سازمان را اجرا می کنند و واحد ستادی کمک دهنده و یاریگر بخش های صف در انجام وظایف خود هستند.

با توجه به این نکته که کار واحد ستاد کمک به بهتر انجام شدن اموراتِ بخش صف است، باید واحدهای ستادی را بر اساس نیازمندی های بخش های صف به وجود آورد، نه آن که واحدها و شغل های فراوان ستادی ایجاد کرد و بی علت باعث گستردگی سازمان شد.

اگر تعداد واحدهای ستادی بدون آن که به آن ها نیاز باشد افزایش پیدا کند و در مقابل بخش های صف ضعیف شود امور دستگاه مختل می گردد که این کار موجب کاهش کارآیی سازمان و دست نیافتن به اهداف سازمانی خواهد شد.

بعضی از مدیران، قسمی از کارها را به افراد داخل تشکیلات تفویض نمی کنند و برای پیشبرد اهداف از نیروهای خارج از سازمان استمداد می جویند؛ به این روش برون سپاری گفته می شود که لازم است مطلبی کوتاه در این باره ارائه گردد:

1) مبانی سازمان مدیریت: ص 202.

2) «اِجْعَلْ لِکلِّ اِنْسانٍ مِنْ خَدَمِک عَمَلاً تَأْخُذُهُ بِهِ» (نهج البلاغه: نامه 31).