خوب اندیشیدن و تمرکز کردن، اساس نوشتن است و نگارش دقیق، به دانش، مطالعه، آگاهی، احاطه به موضوع و تمرین نیاز دارد و اندیشه و علم هر کس از نوشته ی او استنباط می شود، لذا «هرگاه مطلبی نوشتید، قبل از پایانِ کار، دوباره با دقت نگاهی به آن بیندازید؛ چرا که شما عقل خود را مهر و موم می کنید».(1)
یک گزارش نویسی سالم دارای شش مرحله است:
1- انتخاب موضوع: اولین گام با گزینش یا تعیین موضوع، شروع می گردد؛ گزارش نویس در قدم اول با دقت و به طور شفاف، موضوع مورد نیاز را از میان گزینه های مختلف برمی گزیند.
2- انتخاب گیرنده: در دومین گام مستمع و گیرنده ی گزارش را مشخص می کند؛ چرا که شناخت مخاطب در تعیین زبان و سبک نوشتن به نویسنده کمک می نماید.
3- شناخت هدف: حال نوبت به شناسایی غرضِ نگارش می رسد؛ تعیین مقصود از گزارش نیز در انتخاب شیوه ی نوشتن به گزارش نویس کمک می کند؛ اگر منظور مؤلف شفاف باشد، خواننده می تواند پیام نویسنده را به خوبی درک کند؛ به این منظور، نگارنده ی مطالب باید از خود بپرسد قصدِ من از تهیه ی این متون چیست؟ هدف های گزارش می تواند اعلام نتیجه ی یک مأموریت فردی یا گروهی، حل و فصل یک مسأله، بیان نتیجه یک تحقیق علمی و یا اطلاع رسانی باشد.
4- گرداوری اطلاعات: نویسنده گزارش در این مرحله، از طریق مشاهده، مطالعه یا مصاحبه ی شفاهی و کتبی به گردآوری معلومات و مفروضات لازم می پردازد و در صدد کشف حقایق حول محور موضوع مورد نظر برمی آید.
5- تنظیم: گزارش نویس پس از گردآوری موادِ لازم، با یک ترتیب منطقی، مطالب را منظم کرده صدر و ذیل هر موضوع را مشخص می کند.
6- نگارش: در مرحله پایانی با نام خداوند شروع و به بازنویسی و درج مطالب می پردازد، باید توجه داشت، گزارش نویسی نیز مانند سایر نگارش ها، نیاز به ساده نویسی و سالم نویسی دارد؛ تا پیام گزارش دهنده، شفاف، درست و سریع، به خواننده منتقل شود؛ بنابراین متن ها بایست مختصر و مفید باشد و در آن ها از بازی با الفاظ و اسراف در نگارش پرهیز گردد؛ لذا «قلم های خود را تیز کنید و نزدیک به هم بنویسید؛ مباحث غیرضروری را حذف نمائید، به معنا بپردازید و از پرگویی بپرهیزید؛ زیرا اموال مسلمانان نباید ضرر ببیند و حیف و میل شود».(2)
نکته ی مهم در گزارش نویسی، صداقت و دوری از تهمت، افترا و دروغ پردازی و مبالغه است؛ مدیران باید تمامی مطالب را به صورت واقع بینانه، درست و صادقانه بنویسند و از نگارش مطالبی که احتمال غیر واقعی بودن آن ها می رود، بپرهیزند؛ خداوند می فرماید: «تنها کسانی دروغ می گویند که به آیات خدا ایمان ندارند و آنان خود دروغگویانند».(3)
رعایت آیین نگارش و نشانه گذاری به زیبایی جمله ها می افزاید؛ یک دست نوشته ی کوتاه حداقل سه بخش دارد: مقدمه، متن و نتیجه؛ یک نوشته ی بلند نیز حداقل دارای پنج قسمت می باشد: عنوان، مقدمه، متن، نتیجه و منابع؛ متن اصلی شامل پاره ها یا فصل ها است و فصل بندی یا قطعه بندی متن اصلی بر حسب موضوع و حجم، صورت می گیرد؛ اگر موضوعات زیاد باشند، به هر موضوع یک فصل اختصاص می یابد اما اگر تنها یک موضوع باشد، قطعه بندی شامل خلاصه مطالب، شرح وقایع و تحلیل آن ها خواهد بود.
باید دقت شود که پیشنهادها در جایی و به صورتی طرح گردد که تعجب انگیز نباشد و از شکل منطقی غیرقابل توجیه به نظر نیاید.
نتیجه گیری، در انتهای نوشته به خواننده کمک می کند که هدف نویسنده را تا پایان متن دنبال کرده و نتیجه ی پیام او را کاملاً درک نماید.
بهتر است بدانیم خلاصه نویسی و چکیده نویسی که گاهی در ابتدای گزارش می آیند تفاوت هایی با هم دارند؛ چکیده، شامل مطالب مهم و جدید موجود در متن بوده و حتی اگر بسیار جزیی باشد؛ ولی خلاصه، کلی، ساده و قابل فهم برای عموم می باشد.
از دیدگاه تحقیقی گزارش ها به دو دسته ی «اطلاعاتی» و «تحلیلی» تقسیم می شوند.
گزارش «اطلاعاتی» صرفاً به عرضه ی اطلاعات می پردازد و حاوی هیچ گونه توصیه و پیشنهادی نیست و هیچ گونه تحلیلی از یافته ها بیان نمی کند و می تواند «عادی»، «محرمانه»، «خیلی محرمانه»، «سرّی» و «فوق سرّی» باشد که به مقتضای مطلب، مخاطب و موقعیت تنظیم و ارسال می شود.
گزارش «تحلیلی» به طور عمده دو عنصر تجزیه و تحلیل را در خود دارد و به دو دسته ی گزارش«تحلیلی ـ انتقادی» و «تحلیلی ـ پیشنهادی» تقسیم می شود:
گزارش تحلیلی ـ انتقادی: به منظور اصلاح برنامه های آینده نگاهی نقادانه به عملکرد گذشته دارد.
گزارش تحلیلی ـ پیشنهادی: با نگاه به آینده، راه کارهایی را برای بهبود وضعیت کنونی نشان می دهد.
1) امام علی علیه السلام: «إِذَا کتَبْتَ کتَاباً فَأَعِدْ فِیهِ النَّظَرَ قَبْلَ خَتْمِهِ فَإِنَّمَا تَخْتِمُ عَلَی عَقْلِک» (تصنیف غررالحکم و دررالکلم: ص 49، ح 285).
2) امام علی علیه السلام: «أَدِقُّوا أَقْلامَکمْ، وَ قارِبوُا بَینَ سُطُورِکمْ وَ احْذِفُوا عَنّی فُضُولَکمْ، وَ اقْصُدوُا قَصْدَ الْمَعانی، وَ أِیاکمْ وَ الْأِکثارَ، فَانَّ أَمْوالَ الْمُسْلِمینَ لَاتَحْتَمِلُ الْأِضْرارَ» (بحارالانوار: ج 41، ص 105).
3) سوره نحل، آیه 105.
