سنجش عملکرد

سنجش عملکرد مانند سایر جنبه های کنترل، فرآیندی مستمر، دائمی و تکراری بوده و تکرار آن یا دفعات اندازه گیری آن به نوع فعالیت مورد نظر بستگی دارد؛ در صورتی که عملکرد واقعی با استانداردهای از پیش تعیین شده مقایسه شود، حدود انحراف مشخص می شود؛ بدیهی است که سنجش عملکرد باید به گونه ای روشن، تعریف گردد و به سهولت قابل تشخیص باشد. (1)

برای سنجش عملکرد ابتدا باید با ابزارهای نظارت و کنترل آشنا شد.

ابزارهای نظارت و کنترل به دو دسته کلی «ابزارهای بودجه ای» و «ابزارهای غیربودجه ای» تقیسم می شوند:

بودجه وسیله ی مؤثری جهت برنامه ریزی و کنترل به شمار می آید؛ در نظارت و کنترل بودجه ای، هدف های سازمان و عملیات لازم برای نیل به آن ها پیش بینی می شود و نتایج حاصل از اجرای بودجه برحسب عملیات و هزینه در فواصل معین با هدف ها و هزینه های پیش بینی شده مقایسه می گردد و بدین وسیله مبنایی برای بررسی علل انحرافات از اهداف و برنامه های پیش بینی شده به دست می آید؛ در بودجه، هزینه ی فعالیت های مختلف سازمان برآورده می شود و از این جهت کنترل آن ها برحسب واحد پول امکان پذیر می باشد؛ ولی یکی از محدودیت های اساسی بودجه این است که بیشتر به کمیت توجه دارد تا کیفیت، و هیچ برنامه کیفی بوسیله بودجه ی مصرف گشته قابل ارزیابی و کنترل نیست.

ابزارهای غیربودجه ای شامل: داده های آماری، گزارش ها و تحلیل های ویژه، حساب رسی عملیات، مشاهده ی شخصی و… می باشد، (2) ولی از آنجایی که یکی از ابزارهای غیربودجه ای مهمِ کنترل و نظارت، «آمار» بوده برای پی بردن به اهمیت این وسیله ی نظارتی بحثی کوتاه درباره ی آن ضروری است:

آمار

یکی از ابزارهای نظارت و کنترل «آمار» بوده و استفاده از این ابزار در زندگی فرهنگی، اقتصادی، اجتماعی و… بسیار اهمیت دارد؛ در جامعه ی انسانی اکثر کارهای منظم و منسجم برگرفته از جمع آوری آمار و اطلاعات از جوانب مختلف آن کار است؛ بنابراین میزان قدرت تصمیم گیری درست، در جوامع پیشرفته، به دسترسی آماری و اطلاعاتی صحیح و به موقع بستگی دارد.

مقوله ی ثبت گزارش ها و آمار و ارقام در اکثر سازمان ها و مجموعه ها وجود دارد و انجام آن مستلزم رعایت دقت، صحّت و امانت است؛ از این روی تنها افراد امین و متخصّص باید بر این کار گمارده شوند تا نتیجه گیری کاملاً واقعی باشد؛ اگر آماری به طور صحیح ارائه نشود، نتیجه ای که از آن گرفته می شود، حقیقی نیست و طبیعتاً برنامه ریزی که بر اساس آن شکل می گیرد با شکست مواجه خواهد شد.

آمار یکی از مهم ترین عوامل اثرگذار بر برنامه ریزی و تصمیم گیری می باشد، در صورتی که آمار از طرف افراد متخصص و قابل اطمینان در سازمان، جمع آوری نشده باشد، برنامه ریزی نیز با مشکل روبه رو می شود و امکانات موجود به درستی استفاده نخواهند شد؛ دنیای امروز، جهان آمار و احتمالات است و آمار، به عنوان یکی از عوامل اساسی در مدیریت، مهم ترین وسیله کنترل و نظارت بر عملکرد در گذشته و حال و بهترین ناظر بر برنامه ریزی های آینده است.

و اگر مدیری در جمع آوری آمارِ صحیح کوتاهی کند و یا کسانی که آمار ارائه می دهند صادقانه گزارش ندهند، سازمان وی دچار زیان های بسیاری خواهد شد که چه بسا نتوان جبران کرد؛ امام علی علیه السلام در این باره می فرمایند: «چنانچه در منشی هایت عیبی باشد و تو از آن بی خبر بمانی مسئول آن هستی»(3) ، مسئولیت ضررها به عهده مدیر، بدان علت است که هدف گذاری، برنامه ریزی، سیاست گذاری، اجرای برنامه و ارزیابی نتایج، بدون آمار دقیق و کافی و به موقع، امکان پذیر نخواهد بود.

مدیرِ ایرانی باتجربه تمام کارها را براساس برنامه ریزی و آمار انجام می دهد تا کار به صورت متقن و به زیباترین شکل اجرا گردد؛ امام علی علیه السلام در این باره می فرمایند: «عاقل کسی است که کارهای خود را به بهترین وجه انجام دهد».(4)

امروزه آمار و جمع آوری اطلاعات به صورت علمی و منظم، یکی از پایه های مدیریت است و پاسخ گویی مدیران به نیازها و تقاضای مخاطبین خود بدون داشتن اطلاعات و کمک گرفتن از دانش آمار امکان پذیر نیست؛ علم آمار و داشتن اطلاعات برنامه ریزی را آسان می کند و مدیران را در دیگر وظایف آنان یاری می رساند پس دقت در ثبت اطلاعات، انعکاس صحیح آمار و اتقان مطالب از وطیفه های مدیر است و «خداوند دوست دارد هنگامی که یکی از شما (مدیران) کاری انجام می دهد، آن را با دقت و اتقان انجام دهد».(5)

1) همان.

2) مبانی سازمان و مدیریت: ص 383-383.

3) «وَمَهْمَا کانَ فِی کُتَّابِک مِنْ عَیبٍ فَتَغَابَیتَ عَنْهُ أَلْزِمْتَهُ» (نهج البلاغه: نامه 53).

4) «الْعَاقِلُ مَنْ أَحْسَنَ صَنَائِعَهُ» (تصنیف غررالحکم و دررالکلم: ص 54، ح 461).

5) پیامبر اکرم صلی الله علیه و آله و سلم: «إنَّ اللَّه تعالی یحِبُّ إذا عَمِلَ أحَدُکم عَمَلاً أن یتقَنَهُ» (نهج الفصاحه: ص 305).