اوّلین مرحله ی برنامه ریزی، شناسایی اهداف است؛ چرا که به وسیله ی هدف، مسیر حرکت و جهت گیری اساسی تشکیلات مشخص گردیده و چگونگی تلاش مدیر و کارکنان سازمان روشن می گردد، پس تعینِ هدف، رکن اصلی برنامه ریزی می باشد که برای رسیدن به آن به طراحی و اجرای برنامه ها پرداخته می شود.
یک مدیرِ لایق جهت استفاده بهینه از تمام فرصت ها، در همه ی کارهای سازمان و امورات شخصی خصوصاً در مسائل روزمره نیز هدف گذاری و برنامه ریزی می نماید؛ پیامبر اکرم صلی الله علیه و آله و سلم به اباذر می فرمایند: «ای اباذر، باید برای تو در هر چیزی نیت و هدفی وجود داشته باشد حتی در خوردن و خوابیدن».(1)
از مهم ترین عواملی که سبب موفقیت رؤسا می شود، تدوین و معین کردن دقیق مقاصد بر محور زمان بندی است؛ با مشخص شدن هدف ها، موانع کنار می روند، فرصت ها خود را نشان می دهند و منابع مورد نیاز پیدا می شوند؛ مدیران شایسته، کسانی هستند که اهداف را ریشه و بنیان تمام امور می دانند و می توانند به صورت شفاف آرمان های سازمانی خویش را تبیین کنند زیرا «نیت و هدف، اساس و بُن هر عملی می باشد».(2)
سازمان ها جهت منظورهای متفاوتی به وجود می آیند؛ بنابراین هر کدام از آن ها دارای اهداف خاصی هستند؛ تلاش مدیران این مجموعه ها نیز در زمینه تصمیم گیری، برنامه ریزی، سازمان دهی و کنترل و… برای رسیدن به مقاصدِ تعیین شده (که به آن برنامه گفته می شود) است؛ زیرا هدف های سازمان، از طریق برنامه ریزی کوتاه مدت یا بلندمدت و در قالب طرح ها و برنامه ها بیان می شوند؛ این اهداف در فرآیند برنامه ریزی تدوین می گردند و ایده های گنگ و با ابهام را به مقاصد شفاف و مشخص تبدیل می کنند؛ بنابر این در برنامه ریزی ها خصوصاً درازمدت باید ویژگی هایی مد نظر قرار گیرد:
1ـ در انتخاب هدف باید دقت داشت که واضح و روشن بوده و ابهام نداشته باشد؛ به این معنا که مدیران و زیردستان به درستی بدانند که چه می خواهند و قصدشان از تمام تلاش هایشان چیست.
2ـ رسیدن به هدف باید امکان پذیر و دست یافتنی باشد؛ حضرت امیرالمؤمنین علیه السلام فرمودند: «ده نفر خود و دیگران را به گمراهی می کشانند… آن که امور دست نایافتنی مشغول شود».(3)
3ـ مبتنی بر معرفت و آگاهی باشند؛ چرا که کار به دور از دانش و علم، محکوم به نابودی است، و «هرکه بدون دارا بودنِ دانش، عملی انجام دهد فسادش بیشتر از اصلاحش خواهد بود».(4)
4ـ هدف و آرمان باید قابل اندازه گیری باشد؛ یعنی مدیر بتواند بسنجد که منظور و آرمان به هدف خود نزدیک شده است.
گاهی ممکن است هدف دست یافتنی باشد، ولی بودجه و امکانات کافی برای وصول بدان فراهم نیست یا کارکنان توانایی لازم جهت رسیدن به آن را نداشته و یا از اقدام به چنین کاری هراسانند، در این صورت انتخاب این اهداف از ابتدا ناصواب بوده و ادامه مسیر نیز با این شرایط اشتباهی فاحش می باشد چرا که احتمال عدم موفقیت زیاد است و «در کاری که از ناتوان شدن در آن می هراسی، قدم مگذار».(5)
5ـ هدف باید برنامه زمانی داشته باشد؛ مدیران لازم است جهت رسیدن به اهداف، جدول و تقویمِ تاریخی داشته باشند و برای آن یک محدوده و مدتِ مشخص در نظر بگیرند؛ چرا که «فرصت به مانند ابر گذرا می گذرد، پس فرصت های نیک را غنیمت دانید»(6) و کار بدون برنامه زمان بندی شده هرگز به پایان نخواهد رسید.
6- واقع بینانه بوده و رسیدن به آن در سازمان امکان پذیر باشد تا به سرانجام برسد؛ در واقع مجموعه و مدیر برای اهداف و برنامه های پیش روی بایستی دارای استراتژی باشند، استراتژی یعنی درک آینده و با توجه به اوضاع و شرایط پیش رو برنامه ریزی برای آتی.
برای درک اهمیت این گام، لازم است با مفهوم «استراتژی» بیشتر آشنا شویم:
استراتژی
وقتی اهداف مشخصِ یک سازمان تعیین شد، مدیران آن مجموعه تصمیم گیری های خود را بر مبنای آن امورِ معیّن استوار می سازند که از آن به عنوان «استراتژی» یاد می شود.
برنامه ریزی استراتژیک یا به عبارت کلی تر مدیریت استراتژیک نگاهی کلی گرا، سازمان یافته و دوربُرد نسبت به برنامه ها دارد و می کوشد تا راهنمای عمل مدیران در افق های زمانی دورتر و حیطه های وسیع تر اجرایی باشد. (7)
امروزه برنامه ریزی ماهیت استراتژیک دارد؛ چرا که سازمان ها با عواملی که باعث تغییرات بسیاری می شوند روبرو هستند؛ از این عوامل می توان به تشکل های سیاسی، جریان های اقتصادی، رشد فناوری، تغییر مقررات و قوانین دولتی، فرهنگ عمومی و امثال آن اشاره نمود؛ لذا بایستی با توجه به این موارد و وضعیت جامعه، رقابت میان احزاب، محدودیت منابع، تهدیدات خارجی و داخلی، برنامه جامعی پی ریزی کرد و بسنده کردن به اتخاذ برنامه های سنتی (هدف، طرح، اجرا) کفایت نمی کند.
بهتر است نخست؛ خطوط اصلی برنامه های طولانی مدت سازمان برای آینده تعیین شده و بر پایه آن ها مسیر حرکت مدیران و کارکنان جهت رسیدن به اهداف سازمانی مشخص شود؛ در این نوع برنامه ریزی وضعیت کنونی و معابر کلی آتی بیان گردیده و رسالت مجموعه و سیاست های کلان آن معیّن و تدوین می شود تا تشکیلات دچار عواقب وخیم و مشکلات حاد نگردد، و «هر کس بدون نگریستن در عاقبت کارها دست به اقدام زند، خود را گرفتار پیشامدها می سازد».(8)
در واقع در برنامه ریزی استراتژیک پس از آن که رسالت ها و ماموریت های اساسی سازمان تعیین شد، تهدیدها، فرصت ها، توانایی ها و ضعف های سازمانی مورد بررسی قرار می گیرد و با توجه به نتایج این بررسی ها، طرح ها، استراتژی ها و خط مشی هایی که بتواند تشکیلات را در دستیابی به اهداف بلندمدت یاری دهد، با ژرف نگری ایجاد می شود و با بینش عمیق به پیرامون گسترش می یابد، مدیری که بدون استراتژیِ مشخص دست به کار و اقدام زند نه تنها از علم مدیریت بی بهره است بلکه در بینشِ ایمانی نیز ضعیف می باشد زیرا «مؤمنان کسانی هستند که آن چه را در پیش دارند بشناسند».(9)
1) «یا اباذَرٍّ لِیکن لَک فِی کلِّ شَی ءٍ نِیةٌ حَتّی فِی النَّوْمِ وَ الأکلِ» (وسائل الشیعه: ج 1، ص 48).
2) امام علی علیه السلام: «النیةُ اَساسُ العَملِ» (تصنیف غررالحکم و دررالکلم: ص 93، ح 1624).
3) «عَشَرَةٌ یفتَنونَ أنفُسَهُم وَ غَیرَهُم… وَ الَّذِی یطْلُبُ ما لَایدْرِک» (الخصال: ص 437).
4) امام جواد علیه السلام: «مَن عَمِلَ عَلَی غَیرِ عِلمٍ ما یفْسِدُ أکثَرُ مِمّا یصْلِحُ» (بحارالانوار: ج 75، ص 364).
5) امام علی علیه السلام: «لَا تُقْدِمْ عَلَی مَا تَخْشَی الْعَجْزَ عَنْه» (تصنیف غررالحکم و دررالکلم: ص 478، ح 10977).
6) «اَلفُرصَةُ تَمُرُّ مَرَّ اَلسَّحابِ فانْتَهِزوا فُرَصَ الخَیرِ» (نهج البلاغه: حکمت 21).
7) مدیریت عمومی: ص 61.
8) امام علی علیه السلام: «مَن تَوَرَّطَ فِی الامُورِ بغَیرِ نظَرٍ فِی العَوَاقِب فَقَدْ تعَرَّضَ للنَّوَائِب» (بحارالانوار: ج 74، ص 238).
9) امام علی علیه السلام: «المُؤْمِنونَ هُم الَّذِینَ عَرَفُوا مَا امامُهُم» (همان: ج 75، ص 25).
