مراحل سیاست گذاری

سیاست گذاری دارای شش محور اصلی است:

1ـ تعیین سطح سیاست گذاری: از آن جایی که سیاست گذاری دارای سطوح مختلفی است؛ در ابتدا باید مشخص شود سطح سیاست گذاری کجاست.

2ـ گردآوری اطلاعات و داده ها: بر اساس تشخیص مشکلات و کاستی هایِ سازمان، می توان سیاست های مؤثری را تدوین کرد و «اطلاعاتِ کمّی و کیفی» را مشخص نمود همچنین می توان با به کار بردن داده هایِ مربوط به عوامل و تحلیل آن ها، به شناخت وضعیت موجود دست یافت.

در این راه ابتدا باید داده های لازم را فراهم آورد و سپس آن ها را به اطلاعات مورد نیازِ تصمیم گیری تبدیل کرد؛ انجام کارآمد این امر مستلزم ایجاد «نظام اطلاعاتی مدیریت» است.

به طور کلی سازمان، یک سیستم اطلاعاتی و تصمیم گیری است؛ پس باید به طور مستمر در پی کسب این ظرفیت ها بود؛ در جهان امروز، یکی از ویژگی های لازم برای مدیران، داشتن «سواد اطلاعاتی» می باشد.

«سواد اطلاعاتی» شامل توان مندی تشخیص نیاز اطلاعاتی، توانایی بازیابی، دسترسی، ارزیابی و استفاده ی مؤثر از داده های مورد نیاز است؛ سازمانی که به مهارت اطلاع یابی دست می یابد، می تواند به راحتی نیازهای معلوماتی خود را برطرف ساخته و در سایه ی برنامه ریزی و آموزش مستمر، بهره برداری مؤثری از اطلاعات به عمل آورد.

از آنجایی که تمام فعالیت های یک سازمان بر مبنای اطلاعات است، باید سیستم هایی وجود داشته باشد که این معلومات را مدیریت نموده و پس از ضمانت صحت آن ها در مواقع مورد نیاز به صورت صحیح و قابل اطمینان به مسئولان برساند تا برای مقاصد متفاوت از آن استفاده کنند؛ چنین روش هایی را «سیستم های اطلاعات» می نامند.

«سیستم های اطلاعات» فرآیندهای تولید مفروضات، جمع آوری دانسته ها، سازمان دهی داده ها، ذخیره سازی معلومات، و سپس مدیریت بازیابی و انتشار اطلاعات در داخل و خارج سازمان را در بر می گیرد.

سیستم های اطلاعات، برای کمک به مدیران در بررسی شرایط و انتخاب گزینه های بهتر، مفروضاتی صادر می کنند که باعث اثربخشی بیشتر می شوند.

کشوری که دانش فنی تولید می کند برای توسعه و پیشرفت پشتوانه ای قوی دارد؛ لازمه ی تولید علوم فنی، دسترسی مسئولان و اندیشمندان به اطلاعات صحیح در برنامه ریزی های سطح کلان است که این مهم جز با ایجاد «نظام اطلاعاتی مدیریت» میسر نمی شود.

برای ایجاد «نظام اطلاعاتی مدیریت»، لازم است داده هایی که جهت برنامه ریزی و سیاست گذاری سازمان، نیاز می باشد تعیین گردد؛ سپس داده های موجود را تحلیل نموده و آن ها را به معلومات مورد نیاز تصمیم سازی تبدیل کرد؛ هم زمان با آن داده های قابل گردآوری دیگری را مشخص نمود؛ برای این منظور سطوح مختلف اطلاعات مورد نیاز است و چون تصمیم ها در سطح های متعدد یکسان نیست اطلاعات مورد نیاز هر سطح با سطح دیگر متفاوت است؛ آن چه باید بیشتر مورد توجه قرار گیرد به مسئولان و مقامات تصمیم گیری در سطح ملی ربط دارد که بر اساس آن می توانند روند بلندمدت رشد و امکانات جامعه را ارزیابی کرده و در راستای آن تصمیماتی اتخاذ نمایند.

پس از آن که در ایجاد انواع پایگاه داده ها و تولید اطلاعات مورد نیاز تصمیم گیرندگان تجربه حاصل شد، می توان به تدوین نظام های اطلاعاتی منطقه ای پرداخت و در ارتباط با سطوح دیگر، نیازهایِ معلوماتی را برآورده کرد؛ همچنین می توان طرحی را پی ریخت که نظام اطلاعاتی مدیریت مبتنی بر آن باشد و پایگاه های داده ها بر اساس آن تاسیس گردد؛ همچنین همه ی آن بر پایه ی روند درون داد فرآیند و برون داد استوار باشند که داده های درونی آن شامل مراکز مختلف علوم و تکنولوژی فعالیت های طرح و برنامه اطلاعات مربوط به امورمالی و بودجه است. (1)

با دارا بودن نظام اطلاعاتیِ مدیریت می توان براساس الگویی مشخص برنامه ریزی کرد و بر اساس آن حرکت نمود و هیچ گاه غافلگیر نشد.

3ـ برنامه ریزی: در این محور ابتدا همسویی ها و ناهمگرایی ها معین می شوند و سپس سعی می شود ناهمگرایی ها کاهش یابد یا در صورت امکان مرتفع گردد؛ با تعیین و انتخاب آینده ی مطلوب، مأموریت ها مشخص شده و با آشکار گشتن موارد قوّت و ضعف و همچنین فرصت ها و تهدیدها می توان برای تصمیماتِ اتخاذ شده دستورالعمل جامع تدوین کرد؛ در آخرین گام، نیازها، پندارها، باورها و ماموریت ها در یکدیگر تلفیق می شوند و بر مبنای نقاط اقتدار و ضعف ها یک برنامه عملیاتی راه بردی (استراتژیک) تهیه می گردد.

4ـ اجرا: در این محور برای عملی کردن آن چه برنامه ریزی شده، علاوه بر اِعمال مدیریت استراتژیک باید به اجرای ارزش یابی تکوینی (ارزیابی استراتژیک تاکتیکی) نیز پرداخت که یک فرآیند ناظر مداوم است.

5 ـ ارزیابی: در این محور، سنجش پایانی صورت می گیرد و با استفاده از داده های ارزش یابی، درباره ی ادامه یا توقف این ارزیابی ها تصمیم گیری می شود.

6 ـ اصلاح: در صورتی که تصمیم بر ادامه ی کار باشد تجدیدنظرهای لازم اتخاذ و اشکالات و کاستی های قبلی تصحیح یا جبران می شود. (2)

1) ر.ک: «اطلاعات و نقش آن در بهبود نظام تصمیم گیری: ص 61-61».

2) ر.ک: مقاله «سیاستگذاری در سازمان».