نوشتن، ابزار مهمی در دست انسان ها بوده و هست؛ اما بنابر آن که کجا و چگونه و با چه هدف و برای کدام مخاطب مورد استفاده قرار می گیرد و چه برنامه های کوتاه مدت، میان مدت و یا بلندمدتی را دنبال می کند، بسیار متفاوت است.
گزارش نویسی نوعی تالیف و تحریر است که برای ارتباطات کاریِ رسمی و غیررسمی در سازمان مورد استفاده قرار می گیرد.
از زمانی که خط اختراع گشت، در زندگی، اهداف اجتماعی، سیاسی، اقتصادی و فرهنگی ظاهر شد و برای پیشبرد این هدف ها احتیاج به تحقیق و بررسی پدید آمد؛ لزوم تداوم و پیگیری مسائل، اهمیت گزارش نویسی را مشخص تر کرد و باعث انجام دادن ارتباط به شکل کتبی گشت تا هم مردم از اتفاقات صورت گرفته باخبر گردند و هم مبنایی جهت مطالعه و دقت نظر آیندگان باشد تا از پیشرفت عملیات ها مطلع شوند و بر اساس آن، کار را ادامه دهند.
گزارش نویسی لازمه ی سازمان هاست و هر اتفاق مهم و حساسی که در محیط مجموعه روی می دهد اهمیت این کار را مشخص می کند؛ تشکیلات به چند دلیل به گزارش نویسی نیاز دارد: اطلاع از میزان پیشرفت اجرای برنامه ها و دستورات، استحضار از نتایج مطالعات، تحقیقات و بازرسی ها، اِشراف بر بازخورد فعالیت ها و آگاهی از کنش ها و واکنش های درون و بیرون سازمان.
با گزارش نویسی اتفاق ها به صورت مستدل و منضبط حفظ و نگاه داری می شود، پس به همه مدیران سفارش می کنیم: «مطالب را بنویسید؛ شما جز با نوشتن نمی توانید وقایع را حفظ کنید»(1) از این روی گزارشی که صادقانه نوشته شده باشد، سندی است که نواقص موضوع مورد تحقیق را به روشنی انعکاس داده و به خوانندگان و تصمیم گیرندگان، امکان می دهد واکنشی منطقی از خود نشان دهند.
سیره ی پیامبر اکرم صلی الله علیه و آله و سلم و امامان معصوم علیهم السلام آن بود که خود برای دیگران نامه هایی را روانه می داشتند و دستورالعمل هایی را صادر می کردند و یا گزارشی از کارها و اوضاع به آن ها می دادند و یا افرادی را در شهرها و ناحیه های مختلف می گماشتند تا به ایشان گزارش های مکتوب گسیل دارند؛ امام علی علیه السلام در نامه های متعددی اشاره به چنین گزارش هایی می کنند؛ برای نمونه در نامه ی سی و سومِ نهج البلاغه می نویسند: «مأمور اطلاعاتی من در مغرب برای من گزارشی ارسال کرده و به من نوشته است…». (2)
1) امام صادق علیه السلام: «اکتُبُوا فَإِنَّکمْ لَاتَحْفَظُونَ حَتَّی تَکتُبُوا» (بحارالأنوار: ج 2، ص 152).
2) «فَإِنَّ عَینِی بِالْمَغْرِبِ کتَبَ إِلَی یعْلِمُنِی…».
