جمع آوری اطلاعات مرتبط

بیشتر تصمیمات، به جمع آوری اطلاعاتی نیاز دارد که در اخذ آن تصمیم ها مؤثرند؛ یک مدیرِ ایرانیِ دانا و با تدبیر، به خوبی می داند، به چه داده هایی احتیاج داشته و بهترین منبعی که می تواند آن مطالب را در اختیار وی قرار دهد و همچنین نحوه دسترسی به آن ها را می شناسد؛ او پی می برد پیرامون چه اموری باید تصمیم بگیرد؛ زیرا برخی از کارها از حد اختیارات و یا توان مندی ایشان خارج است و نباید درباره ی آن ها تصمیمی اتخاذ کند، پس «اندیشه ات را در اموری که به کارت آید مشغول دار».(1)

مدیران می توانند با ایجاد یک سیستم اطلاع رسانی، گام مهمی در بهبود تصمیم سازی خود بردارند؛ چرا که هرچه دانش و آگاهی آن ها در زمینه ی موضوعی که نیاز به اتخاذ تصمیم دارد، بیشتر باشد، توانایی تصمیم گیری آن ها نیز گسترده تر خواهد بود.

در بیشتر اوقات، عدم آگاهی لازم مدیران، متخصص نبودن و نداشتن بصیرت، باعث می شود آن ها در تصمیم گیری ها دچار اشتباه شده و یا حتی با شکست مواجه شوند، ولی «آن که با دیده قلب می نگرد و با روشن بینی وارد عمل می گردد در آغاز کار می اندیشد که آیا این فعل به سود اوست یا به زیان؟ اگر به نفعش است انجام می دهد و چنان که به ضررش می باشد ترک می کند».(2) بر همین اساس مشاوره(3) و تفکر قبل از اتخاذ هر تصمیمی، کارگشای بسیاری از امور است، پس «پیش از این که درباره ی کاری تصمیم بگیری، در مورد آن اندیشه نما و قبل از این که به اجرای آن اقدام کنی، با اهلش مشورت کن».(4)

غربال گری اطلاعات

یک مدیر کارآمد تنها در پی گردآوری اطلاعات نیست، بلکه در جستجوی مطالبی می باشد که بتواند باعث رشد سازمان و راهکار آینده باشد؛ بنابراین، اطلاعات عنصر راه بردی بوده و به سیاست گذاران و مسئولان کمک می نماید، اما سیاست و اهداف را دیکته نمی کند؛ لذا باید امور اساسی را از مشغله های غیراساسی تشخیص داد و از انبوه دانستنی ها، آن چه فایده بخش است را استخراج کرد؛ اقتصاددان و جامعه شناس ایتالیایی قرن نوزدهم، ویلفردو پارتو Vilfredo Pareto می گوید: «موضوعات مهمِ اندکی در میان مسائل بی شماری که بی اهمیت هستند وجود دارد و این موضوعات با اهمیت توسط همان مسائل بی شمار احاطه و زایل می شوند»؛ او معتقد بود: «در اطلاعات ابداً و اصلاً جایگزینی برای مطالعه وجود ندارد؛ هیچ کس نمی تواند اخبار یا داده ها را بدون بررسی کنار بگذارد».(5)

توانایی جداسازی فوری موضوعات مرتبط و مهم، از مسائل غیرکاربردی و غیرمفید و کارهای اساسی از غیر اساسی، برای موفق بودن در یک سازمان، امری لازم و الزامی محسوب می شود، لذا «هرکس در پی عقل عملی است باید امور اصلی و غیر اصلی را بشناسد زیرا بسیاری از مردم در جستجوی مشغله های غیر ضروری هستند و از امور بنیادی غافل می مانند».(6)

بنابراین کسی که در جایگاه مدیریت قرار می گیرد، هرگز حواشی فرعی را مقدم بر امور اصلی نمی کند؛ چرا که «نشانه ی سقوط دولت ها چهار چیز است: رها کردن اصول؛ (مسائل اساسی) چسبیدن به فروع؛ (مطالب نامهم و تشریفات)…». (7) و «خوشا به حال فردی که همت خویش را منحصر به امری کند که به او مربوط باشد و همه ی کوشش خود را معطوف چیزی دارد که سبب نجات اوست».(8)

ناتوانی در تشخیص مطالب حیاتی از مسائل بی اهمیت، ممکن است بر کارآمدی مدیران و حتی تمامی اعضاء و در نتیجه کارایی سازمان أثر بگذارد؛ همچنین می تواند به انباشت مباحث غیر لازم و از دست دادن اطلاعات گران مایه منجر شود؛ و «هرکه به امور غیر مهم سرگرم گردد، امور با اهمیت را نابود کرده».(9) و «منافع خویش را از کف می دهد».(10)

گاهی اوقات امکان دارد انباشتِ مطالب به افسردگی روانی و یا ناکارآمدی مدیران بیانجامد؛ در این صورت مدیر در جوش و خروش فراوانی بسر می برد، اما در واقع تنها سرگرم هر چه بیشترِ تجمیعِ اطلاعاتِ غیرضروری بوده و بدون آن که به نتیجه ای دست یابد در جزئیاتِ بدست آورده غرق شده؛ بنابراین نمی تواند رابطه هایی را که به نتیجه گیری منجر می شود، تشخیص دهد در حقیقت او منافع تشکیلات را فدای جمع آوری مطالبِ نابجا کرده و فرصت ها و سرمایه را از کف داده و ضرری بزرگ به سازمان وارد نموده است.

اکثر معاونت ها با این فرض طراحی می شوند که علاوه بر کار در چارچوب شرح وظایف، اطلاعات مفیدی به رئیسِ مافوق بدهند؛ چرا که ریاست سازمان به دلیل عدم مباشرت مستقیم در کارها با کمبود اطلاعات مواجه است، اما معلوم نیست که اگر رئیس همه ی این مطالب را در اختیار داشت عملکرد بهتری از خود بروز می داد یا نه؛ تجربه نشان می دهد، حاصل عمل بسیاری از رؤسا به این علت نامناسب می باشد که با استفاده از فراوانی اطلاعات نامربوط، تصمیمات ناشیانه می گیرند؛ متأسفانه برخی از مسئولان بر این باورند که باید استخری از اطلاعات، پدید آورند تا بتوانند به قعر آن بروند و هر اطلاعاتی را که می خواهند بیرون کشند؛ ولی با کمال تاسف، احتمال غرق شدن چنان مدیر در چنین استخری بیش از نجات یافتن اوست؛ لذا بایستی به این مدیران گوش زد کرد «ذهن تو برای همه چیز جا ندارد، آن را برای مسائل مهم خالی کن»،(11) بنابراین مهم ترین وظیفه ی مدیران ایرانی در مرحله اول، دسته بندی، غربال سازی و خلاصه کردن اطلاعات و موضوعات است، ولی رؤسای تازه کار به ندرت به این دو وظیفه و چگونگی انجام آن ها می پردازند.

بر همین اساس بسیاری از مدیران سازمان ها برای مقابله با حجم زیاد اطلاعات و کمبود وقت، فرد یا افرادی را جهت پالایش چنین مطالبی می گمارند؛ این افراد به علت آن که با چارچوب و اصول سیستم های اطلاعاتی آشنایی ندارند و از سویی سلایق و تنگناهای رئیسان را نمی شناسند، اطلاعات را بنا به سلیقه ی سیاسی و فردی خود پاکسازی می کنند و حتی گاه مباحث اصلی را کنار می زنند و ذهن سران را به امور فرعی معطوف می دارند پس «به چیزی مشغول باش که مسئول آنی»،(12) بنابراین، واضح است که تصفیه و تلخیص باید بخشی اساسی از سازمان های پرکار باشد؛(13) نکته ی بسیار مهم در این کار، کنار گذاردن مطالب غیر ضروری و نادرستی است که می تواند پرداختن به آن ها برای سازمان خسارات جبران ناپذیری به وجود آورد، خصوصا در این مرحله بایستی دقت شود از ارائه موضوعات و مطالب کذب و به دور از واقعیت شدیداً پرهیز گردد؛ امام علی علیه السلام می فرمود: «دروغگویی فرستادگان و نمایندگان، موجب فساد می شود، هدف را نابود می کند، دوراندیشی را تباه می سازد و تصمیم و اراده ها را می شکند».(14)

1) امام علی علیه السلام: «وَاقْصُرْ رَأْیک عَلَی مَا یعْنِیک» (همان: نامه 69).

2) امام علی علیه السلام: «فَالناظـِرُ بـِالْقـَلْبِ الْعـامِلُ بِالْبَصَرِ یکونُ مُبْتَدَاءُ عَمَلِهِ اَنْ یعْلَمَ اَعَمَلُهُ عَلَیهِ اَمْ لَهُ؟ فَاِنْ کانَ لَهُ مَضی فیهِ وَ اِنْ کانَ عَلَیهِ وَقَفَ عَنْهُ» (همان: خطبه 154).

3) ر.ک: مبحث «مشورت» ص 164.

4) امام علی علیه السلام: «تَفَکرْ قَبْلَ أَنْ تَعْزِمَ وَ شَاوِرْ قَبْلَ أَنْ تُقْدِمَ» (تصنیف غررالحکم و دررالکلم: ص 56، ح 546).

5) آثار جامعه شناختی منتخب و معرفی شده، اس. ای. فاینر: 78.

6) امام علی علیه السلام: «مَنْ طَلَبَ الْعَقْلَ الْمُتَعَارَفَ فَلْیعْرِفْ صُورَةَ الْأُصُولِ وَ الْفُضُولِ فَإِنَّ کثِیراً مِنَ النَّاسِ یطْلُبُونَ الْفُضُولَ وَ یضَعُونَ الْأُصُولَ» (بحارالأنوار: ج 75، ص 7).

7) امام علی علیه السلام: «یسْتَدَلُ عَلَی إِدْبَارِ الدُّوَلِ بِأَرْبَعٍ تَضْییعُ الْأُصُولِ وَ التَّمَسُّک بالفروع و…» (تصنیف غررالحکم و دررالکلم: ص 342، ح 7835).

8) امام علی علیه السلام: «طُوبَی لِمَنْ قَصَّرَ هِمَّتَهُ عَلَی مَا یعْنِیهِ وَ جَعَلَ کلَّ جِدِّهِ لِمَا ینْجِیه» (همان: ص 448، ح10268).

9) امام علی علیه السلام: «مَنِ اشْتَغَلَ بِغَیرِ الْمُهِمِّ ضَیعَ الْأَهَم» (همان: ص 477، ح 10944).

10) امام علی علیه السلام: «مَنِ اشْتَغَلَ بِغَیرِ ضَرُورَتِهِ فَوَّتَهُ ذَلِک مَنْفَعَته» (همان: ح 10947).

11) امام علی علیه السلام: «إِنَّ رَأْیک لَایتَّسِعُ لِکلِّ شَی ءٍ فَفَرِّغْهُ لِلْمُهِم» (همان: ص 57، ح 555).

12) امام علی علیه السلام: «کنْ مَشْغُولًا بِمَا أَنْتَ عَنْهُ مَسْئُول» (همان: ص 159، ح 3035).

13) سیستم های اطلاعاتی در سازمان: ج 2 ص 592.

14) «کذْبُ السَّفیر یولِدُ الْفَسادَ وَ یفَوِّتُ الْمُرادَ وَ یبْطِلُ الْحَزْمَ وَ ینْقُضُ الْعَزْم» (تصنیف غررالحکم و دررالکلم: ص 345، ح 7928).