در مرحله نهایی منبع ها و امکانات سنجیده می شود و طبق آن ها، برنامه طراحی می گردد؛ در این هنگام لازم است که مدیران، منابع محدود را طبقه بندی و اولویت بندی کنند و بهترین و کارآمدترین روش استفاده از آن را برگزینند.
از آنجا که فرآیند برنامه ریزی، اهداف و مقاصد را مورد شناسایی قرار می دهد تا موفقیت کسب کند، احتمال رسیدن به هدف یا متمرکز شدن در راه هایی که موجب دستیابی به مقصود می شود را افزایش داده و از آن که انرژی در راه های نامربوط به هدر برود و یا انحرافی در مسیر فعالیت پدید آید جلوگیری می کند.
مدیران باید بدانند که لازم است در حین برنامه ریزی بین نیازها (خواسته ها) و منابعِ در دسترس، تعادل وجود داشته باشد.
اگر مدیر، نسبت به منبع و امکانات آگاهی لازم را داشته باشد و با تدبیر، منابع را اختصاص دهد، باعثِ صرفه جویی در وقت و هزینه می گردد و امکانات نیکوتر مورد استفاده قرار می گیرد؛ ناگفته نماند که ضروری است در هر برنامه ریزی، محدوده ی زمانی، معین باشد؛ کار خوب ولی به موقع بهتر از عمل عالی ولی دیرهنگام است؛ برای استفاده ی بهینه از زمان، تعیین اولویت ها، مفید است.
برخی از مدیران، مشکلات را حاصل کمبود امکانات می دانند و ضعف احتمالی خود را به حساب نمی آورند؛ بنابراین تا هنگامی که ابزار کافی به وجود نیاید، از وضعِ موجود گلایه دارند و خودشان برای اصلاح امور دست به کاری نمی زنند و همواره منتظر اقدام دیگران هستند، اینان همیشه درجا خواهند زد و در علم و عمل ناتوان می مانند زیرا «هر که به استقبال کارها رود، بینا شود».(1)
برنامه ریزی مناسب در یک سازمان، به مفهوم استفاده ی بهینه از منابع و پیگیری موفقیت آمیز «اهداف سازمانی» است.
1) امام علی علیه السلام: «مَن استَقْبلَ الامُورَ اَبصَرَ» (تصنیف غررالحکم و دررالکلم: ص 57، ح 579).
