تجزیه و تحلیل شغل، یعنی: «بررسی ویژگی های هر یک از مشاغل در سازمان و به دست آوردن اطلاعات کافی درباره ی آن ها»؛ این خصوصیت ها تعیین کننده «وظایف و مسئولیت ها» است؛ و در بیان همین مختصات و واقعیت هاست که «مهارت ها و توانایی های» مورد نیاز مشخص می شود.
مدیران سازمان دهنده، در پرتو تجزیه و تحلیل شغلی به «ارزش نسبی مشاغل» نیز پی می برند و از آن در تعیین و پرداخت حقوق و مزایا به طور متعادل و مناسب بهره می گیرند؛ همچنین در اثر تجزیه و تحلیل شغلی، متوجه اهمیت و کارآمدی هر یک از کارکنان می شود و در صورتی که مدیر دریافت افرادی نمی توانند به خوبی از عهده ی مسئولیت خویش برآیند، آنان را از سمت فعلی خود عزل و کارهای آسان تر و محدودتر به آن ها واگذار می کند و بدین طریق مصلحت نظام را مقدم بر منفعت افراد می شمارد.
بدون آن که معلوم شود در انجام مشاغل کدام یک از توانایی های فردی مورد نیاز می باشد، برنامه ریزی نیروی انسانی به طور صحیح صورت نمی گیرد؛ برای این که واحد مدیریت منابع انسانی به گونه واقعی و سالم وظایف خود را انجام دهد، ریاست باید دارای آزمودگی لازم بوده و ویژگی های پست ها را بشناسد و از توانایی های انسانی مورد نیاز جهت هر یک از سمت ها مورد نظر، اطلاعات دقیق و به روز داشته باشد تا بتواند اشخاص نخبه و متخصص را در سمت های مختلف بگمارد، در این مسیر چنانچه مدیر، برخی از کارکنان را نمی شناسد، می تواند از مشاورانِ امین که شناخت کافی از افراد و شغل ها دارند سود برد، و «سرپیچى از ناصح مهربانى که آگاه و تجربه دیده است موجب سرگردانى و علّت پشیمانى خواهد بود».(1)
اساسی ترین ابزار مدیریت منابع انسانی، تجزیه و تحلیل شغل می باشد و شامل روش هایی است که به وسیله ی آن می توان به وظایف و مسئولیت های هر پُست، شرایط کاری سمت ها و رابطه ی یک جایگاه شغلی را با شغل های دیگر پی برد؛ در ضمن این بررسی به خلق موقعیت های جدید نیز کمک می کند.
تجزیه و تحلیل بر اساس روش های مشاهده، انجام مصاحبه، تکمیل پرسش نامه، نشست ها و ثبت عملکرد روزانه صورت می گیرد.
در تحلیل مشاغل، باید استاندارد انجام کار در شغل ها و پست ها نیز رعایت شود برای مثال اگر بدانیم، معیار اجرای تایپ و صفحه آرایی، به طور متوسط در روز، یکصد صفحه است و ما در نظر داریم روزانه حدود چهارصد صفحه تایپ و صفحه آرایی کنیم بایست چهار پست جهت این وظیفه پیش بینی نمائیم. (2)
با رعایت استاندارد هر شغل، می توان به تعداد پُست های مورد نیاز در هر جایگاه دست یافت.
نتیجه ی اطلاعات به دست آمده از تجزیه و تحلیل شغل، تدوین «شرح شغل»، «شرح رابطه ها» و «شرح شرایط احراز شغل» است.
شرح شغل
هر کارفرما بایستی شش مورد را برای کارکنان به صورت واضح بیان نماید: عنوان شغل، دلیل انجام کار، روش انجام دادن شغل، شرح وظایف، مسئولیت ها کارمند در قبال جایگاه و شرایط کار.
بیان این شش مورد برای کارکنان و افراد زیرمجموعه بسیار اهمیت دارد، ولی چنانچه به خوبی تفهیم نشود مشکلات جبران نا پذیری دچار کارمند و سازمان خواهد شد، زیرا «هر کس که بدون دانش دست به کاری زند، بیش از این که آن را درست انجام دهد، به تباهی می کشاند».(3)
با روشن شدن این امور برای کارکنان، هدف کلی و حدود وظیفه ها و ماهیت آن ها مشخص می شود؛ تعریف وظایف و شرح شغل های می تواند کمک مؤثری به ایجاد عدالت سازمانی کند؛ برخی از مسئولان سازمان ها به علت آن که کارهای خود را بسیار پیچیده می دانند از توضیح مسائل به کارمندان جدیدالورود مضایقه می کنند و شغل آنان را به صورت واضح تبیین نمی کنند؛ این رفتار علاوه بر سردرگمی موجب دلسردی و عدم بروز خلاقیت ها می شوند.
نمونه ای از این گروه بندی مشاغل در عهدنامه مالک اشتر به چشم می خورد؛ در این نامه امام علی علیه السلام می نویسند: «اینان عبارتند از ارتش حق و نویسندگان عمومی و خصوصی و قاضیان عدل و مأموران انصاف و مدارا و اهل جزیه و مالیات از غیر مسلم و مسلمان و تاجران و صنعتگران و طبقه پایین از نیازمندان و افتادگان؛ خداوند سهم هر یک از این طبقات را مقرر فرموده و در کتابش یا سنّت پیامبرش صلی الله علیه و آله و سلم عهدی محفوظ را بر حدّ و اندازه واجب آن نزد ما قرار داده است».(4)
این کلام نغز می تواند ما را جهت پیشبرد اهداف سازمان یاری رساند؛ چرا که هر تشکیلات مانند جامعه ای کوچک است که واحدها و گروه ها، وسیله ی تکامل و تکمیل یکدیگر هستند و بدون اطلاع از شغل و کیفیتِ همکاری، کارکنان راه به جایی نمی برند؛ هیچ کس در اجتماع برای انجام دادن امور، بی نیاز از دیگری نیست و افراد تشکل ها، مکمل یکدیگرند و بدون همیاری و هماهنگی همه ی گروه ها، جامعه اصلاح نخواهد شد.
شرح رابطه ها
در این مرحله از سازمان دهی، ارتباط بین افراد، مشخص می شود؛ یعنی تعیین می گردد چه کسی در سازمان باید به کدام یک از مدیران گزارش دهد؛ اگر روابط سازمانی به خوبی تعریف نشود، کارایی کاهش می یابد و در ارتباطات تشکیلاتی سردرگمی به وجود می آید.
ضروری است که در دستگاه ها در حوزه های سازمانی، توسعه ی تشکیلات و همچنین در میان اعضاء و سازمان روابط منطقی وجود داشته باشد؛ ارتباط تعریف شده ی واحدها نتیجه ی رعایت سلسله مراتب می باشد.
در تسلسل زنجیره ی مدیریت سنتی، کارکنان به مدیر مافوق اخبار می دهند و مدیر نیز به نوبه ی خود، رؤسای سطح بالاتر را از گزارش خویش بهره مند می سازند و این کار تا گزارش دهی به مدیران عالی ادامه می یابد؛ دستورات نیز از همین مسیر به سطوح پایین سازمان ابلاغ می شود؛ امام علی علیه السلام در نامه ای به مالک اشتر گوشزد می کنند: «در امور نویسندگان و منشیان بیندیش… تا در وصول نامه ها و گزارش های کارگزارانت به تو، یا رساندن پاسخ های تو به آن ها کوتاهی نکنند و در آن چه برای تو می ستانند یا از طرف تو به آنان تحویل می دهند، دچار فراموشی نشوند».(5)
وحدت در ریاست و رعایت سلسله مراتب، دو حلقه اصلی زنجیره مدیریت هستند، باید به همه کارکنان گوش زد شود که «از مافوق خود اطاعت کن تا زیردستانت از تو فرمان برند».(6)
اصل وحدت مدیریت یعنی هر فرد فقط باید یک رئیس داشته باشد؛ نتیجه ی احتمالی رؤسای فراوان و به تبع آن فرمان های بسیار سردرگمی، تضاد و دلسردی زیردستان است؛ این اصل هنوز هم به عنوان اصلی حیاتی در موفقیت سازمان های معاصر مورد بحث بوده؛ بر اساس این اصل، رعایت سلسله مراتب نیز به منزله ی زنجیری می باشد که همه ی افراد را با سرپرستان شان و در نهایت با مدیر سازمان پیوند می دهد.
پیامبر اکرم صلی الله علیه و آله و سلم عده ای را به سرلشکری امام علی علیه السلام و جمعی دیگر را به فرماندهی خالد به سوی یمن گسیل داشتند و به آنان فرمودند: هنگامی که از یکدیگر جدا هستید، هریک سرداری سپاه خود را برعهده دارد و چون به هم رسیدید، علی فرمانده همه ی سپاهیان است. (7)
امام علی علیه السلام برای سرکوب یاغیان و غارتگرانی که از سوی معاویه اعزام شده بودند، دو هزار نفر از مردم کوفه را تجهیز کردند و معقل بن قیس را به فرماندهی آنان برگزیدند و در نامه ای به عبداللَّه بن عباس که حاکم بصره بود، نوشتند: دو هزار تن از جنگجویان بصره را به سرداری فردی سرسخت، شجاع، بی باک و شناخته شده به دنبال معقل بن قیس بفرست؛ تا زمانی که با معقل برخورد نکرده، او فرمانده سپاه خویش می باشد، اما هنگام رسیدن دو لشکر به یکدیگر معقل سرلشکر همه ی سپاهیان است؛ پس او باید از معقل فرمان برد و به سخن او گوش فرا دهد و با امر وی مخالفت نکند. (8)
رابطه مدیران و کارکنان باید به گونه ای شفاف و صمیمی باشد که مدیر بتواند تأثیر اوامر و دستوراتشان را در پایان هر دوره یا هر روز ببیند؛ از این طریق هم رؤسا از برون داد کار اطلاع و آگاهی می یابند و هم کارمندان نظرات و پیشنهادهای خود را ارائه خواهند داد.
توجه مدیران به زیردستان و ارتباط با کارمندان باعث می شود توان مندی آنان را به خوبی بشناسند و روحیاتشان را درک کنند؛ تا آنجا که بتوانند در سمت های بالاتر از آن ها استفاده بَرند.
شرح شرایط احراز شغل
در بیان شرایط احراز شغل، حداقل توانایی ها و مهارت هایی که شاغل باید قابلیت انجام دادن آن را داشته باشد، شرح داده می شود.
همچنین برای اطمینان توانایی کارمند مهارت ها، تجربیات، تحصیلات، ویژگی های روحی و روانی و توانایی های دیگرِ وی ارزیابی و بیان می شود.
در واقع شرح شغل و شرایط احراز آن همزمان صورت گرفته و پس از تهیه، مورد تائید سرپرستان و مدیرانی قرار می گیرد که با مشاغل ارتباط مستقیم دارند، اطلاعات موجود در شرح و شرایط احراز شغل فواید بسیاری برای مدیران و کارکنان دارد، به طور نمونه:
ـ در بررسی و شناسایی کارکنان موفق و غیرموفق
ـ در تعیین علت بروز حوادث
ـ ایجاد رضایت شغلی
ـ تجزیه و تحلیل مشاغل و تعیین شرایط احراز آن ها.
یکی از نشانه های قدرت سازمان دهی مدیران، آگاهی آنان از ویژگی های شغل های گوناگون و تجربه ی ایشان در شرایط احراز این مشاغل است؛ البته دانش و آزمودگی رؤسا آن ها را در جذبِ افراد شایسته نیز یاری می کند و «ثمره ی تجربه، گزینش نیکو می باشد»،(9) و حتی «اندیشه هر فرد به اندازه ی تجربت اوست».(10)
1) امام علی علیه السلام: «فَاِنَّ مَعْصیةَ النّاصِحِ الشَّفیقِ الْعالِمِ الْمُجَرِّبِ، تُورِثُ الْحَسْرَةَ، وَ تُعْقِبُ النَّدامَةَ» (همان: خطبه 35).
2) مدیریت عمومی: ص 63.
3) پیامبر اکرم صلی الله علیه و آله و سلم: «مَنْ عَمِلَ عَلَی غَیرِ عِلْمٍ کانَ مَا یفْسِدُ أَکثَرَ مِمَّا یصْلِح» (الکافی: ج 1، ص 44).
4) «فَمِنْهَا جُنُودُ اللَّهِ وَ مِنْهَا کتَّابُ الْعَامَّةِ وَ الْخَاصَّةِ وَ مِنْهَا قُضَاةُ الْعَدْلِ وَ مِنْهَا عُمَّالُ الْإِنْصَافِ وَ الرِّفْقِ وَ مِنْهَا أَهْلُ الْجِزْیةِ وَ الْخَرَاجِ مِنْ أَهْلِ الذِّمَّةِ وَ مُسْلِمَةِ النَّاسِ وَ مِنْهَا التُّجَّارُ وَ أَهْلُ الصِّنَاعَاتِ وَ مِنْهَا الطَّبَقَةُ السُّفْلَی مِنْ ذَوِی الْحَاجَةِ وَ الْمَسْکنَةِ وَ کلٌّ قَدْ سَمَّی اللَّهُ لَهُ سَهْمَهُ وَ وَضَعَ عَلَی حَدِّهِ وَ فَرِیضَةً فِی کتَابِهِ أَوْ سُنَّةِ نَبِیهِ عَهْداً مِنْهُ عِنْدَنَا مَحْفُوظا» (نهج البلاغه: نامه 53).
5) «لَا تَقْصُرُ بِهِ الْغَفْلَةُ عَنْ إِیرَادِ مُکاتَبَاتِ عُمِّالِک عَلَیک وَ إِصْدَارِ جَوَابَاتِهَا عَلَی الصَّوَابِ عَنْک وَ فِیمَا یأْخُذُ لَک وَ یعْطِی مِنْک» (همان).
6) امام علی علیه السلام: «أَطِعْ مَنْ فَوْقَک یطِعْک مَنْ دُونَک» (تصنیف غررالحکم و دررالکلم: ص 345، ح7923).
7) منهاج البراعة: ج 20، ص 164.
8) الغارات: ج 1، ص 348 ـ 349.
9) امام علی علیه السلام: «ثَمَرَةُ التَّجْرِبَةِ حُسْنُ الِاخْتِیارِ» (تصنیف غررالحکم و دررالکلم: ص 444، ح1015).
10) امام علی علیه السلام: «رَأْی الرَّجُلِ عَلَی قَدْرِ تَجْرِبَتِهِ» (همان: ح 10156).
