«گزارش» در لغت به معنی به جای آوردن، انجام دادن، اظهارنظر نمودن، در میان نهادن و شرح و تفسیر کردن است. (لغت نامه دهخدا).
«گزارش نویسی» نگارشِ اخبار و اطلاعات و علت رخدادِ رویدادها و تجزیه و تحلیل منطقی آن ها برای رسیدن به راه حل های صحیح می باشد و «گزارش دهی» عبارت است از: در جریان قراردادن مسئولان از روند اجرای برنامه؛ در گزارش نویسی و گزارش دهی، مدیرانِ مافوق با مطالعه ی مستندات و مشاهده ی مدارک و سپس تحقیق و بازرسی از پیشرفت امور مطلع می شوند.
در بحث ارتباطات سازمان دهی، انتقال پیام ها، خبررسانی، دستورات و هر مطلبی که به اجرای کار مربوط می شود، در حیطه ی وظیفه گزارش دهی می گنجد، لذا برای رسیدن به یک سازمان پویا، بایستی اولاً توانمندی مدیران و کارکنان را در تهیه و ارسال گزارش ها بالا بُرد و ثانیاَ راه های تنظیم یک گزارشِ پربار و صادقانه را به آنان آموخت:
