ایجاد هماهنگی به وسیله ی گروه نیز امکان پذیر است؛ همچنین از طریق تشکیل گروه های کاری دائمی یا موقت و تشکیل جلسات گروهی نیز می توان امور مورد نظر را هماهنگ ساخت؛ البته ایجاد هماهنگی به وسیله ی کار گروه نیست؛ زیرا در این صورت امکان جناح بندی اعضاء وجود دارد و همین امر احتمال دارد نحوه ی اولویت بندی اهداف سازمانی را نسبت به هدف های فردی یا گروهی، تحت الشعاع قرار دهد و سبب شود نیل به توافق در گروه دشوار شود. (1)
نقش گروه ها در هماهنگی
هماهنگی، فراتر از تمامی وظایف مدیریت است و با همکاری بین گروه های کاری در سازمان تحقق می یابد.
از مهارت های انسانی یک مدیرِ ایرانیِ کارآمد، ایجاد سازوکار گروهی در تشکیلات خویش است؛ چرا که سازمان ها قادرند با تلاش گروه هایی که دارای حس همکاری هستند، به هدف های خود برسند.
گروه عبارت است از دو یا چند نفر که رابطه ی متقابل با یکدیگر دارند و گرد هم می آیند تا به هدف های خاصی برسند(2) و هریک از گروه ها همانند عضوی از پیکره اجتماع هستند.
گروه ها به صورت رسمی یا غیررسمی وجود دارند؛ مقصود از گروه رسمی همان ساختار سازمانی است که در آن گروه های کاری و نوع کارهایی که باید انجام دهند، معین می شود؛ در گروه های رسمی رفتار فرد و گروه مشخص شده و مسیری را که باید برای دستیابی به هدف های سازمان پیمود تعیین می گردد. (3)
سازمان ها متشکل از گروه های متداخل اند و بالندگی سازمان در گرو پویایی جمعی است؛(4) گروه همانند تیم نیست؛ یک گروه کاری، گروهی هستند که اصولاً به سبب وجود رابطه ی متقابل اعضاء اطلاعات را مبادله می نمایند و به همدیگر کمک می کنند تا تصمیمی گرفته شود؛ همچنین یکدیگر را در حوزه ی مسئولیت خود، یاری می دهند.
زندگی همه ی ما در احاطه ی گروه هاست؛ گروه کاری نباید به کار تیمی بپردازد و فرصتی نیز نمی یابد که چنین رفتاری بکند؛ بنابراین عملکرد افراد در مجموع به صورت کار گروه درمی آید و هر یک از اشخاص در انجام این کار جایگاه و سهم مشخصی دارند؛ به طوری که در اصطلاح می توان گفت در کار گروهی هم افزایی مثبت مطرح نیست و الزامی ندارد که کار گروه از مجموع تلاش اعضاء بیشتر شود؛ در یک تیم کاری پدیده ی هم افزایی مشاهده می شود؛ یعنی اهتمام همگان موجب عملکردی می گردد که از مجموع کارکرد تک تک اعضاء بیشتر است. (5)
تیم هایی که از نظر عملکرد در سطح عالی باشند، دارای ویژگی های مشخصی هستند؛ این گروه ها عموماً کوچک بوده و شکل گیری تیم های کاری فعال در دل سازمان ها می تواند گام بلندی برای اجرای برنامه های سازمان باشد؛ افراد و اعضای این گروه ها دارای مهارت های سه گانه هستند که عبارتند از:
1ـ تخصص فنی.
2ـ مهارت در حل مسأله و تصمیم گیری.
3ـ مهارت لازم در زمینه ی روابط انسانی.
گروه ها باید خودشان را متعهد به تامین هدف های مشترک بدانند؛ همچنین دارای مدیر و ساختار باشند تا مسیر ویژه ای را مورد توجه بیشتری قرار دهند؛ گروه خود را در برابر کارهای فردی و جمعی مسئول می داند،(6) لذا در مقام مشاوره از هیچ نظردهی صحیح و کارآمد در قالب گروه اندیشه ورز(7) دریغ نکرده در مقام عمل نیز با تمام توان برای پیشبرد اهداف سازمان مساعدت می نمایند.
شواهد، گویای آن می باشد که اگر نوع کار به مهارت، تجربه و دیدگاه های گوناگون نیاز داشته باشد، گروه هایی که از افراد متدین، متخصص و دلسوز تشکیل یافته به مراتب در مقام اندیشه و مراحلِ عمل بهتر از فرد رفتار می کند، و قادر است از تمام توانایی ها و استعدادهای اشخاصِ اندیشمند و نخبه و حتی مدیران و رؤسای قبلی کمال استفاده را ببرد، در مواقع بحران(8) و حوادث اتفاقی نیز چنین گروهی با این ویژگی ها، این توانایی را دارد که بتواند به سرعت تشکیل جلسه داده و تصمیمات بجا و مناسب اتخاذ نماید و اموراتِ سازمان را به آرامی و با تدابیر لازم حل و فصل کنند.
قدرت تصمیم گیری در افرادی که در گروه های اندیشه ورزی و کاری هدف دار مشغول به تلاش هستند، بیشتر از تک تک کارمندان و کارگزاران است؛ واکنش این اشخاص به تغییرات محیطی نیز سریع تر خواهد بود.
مشارکت کارکنان برای رسیدن به اهداف عالی سازمان تأثیر بسیاری دارد اگر چنانچه افراد خلّاق و صاحب اندیشه ی برتر گرد هم آیند و با تفکر مشارکتی تشکیلات را یاری دهند مشکلات مجموعه با سرعت و سهولت بیشتری حل می شوند.
این موضوع از آنجا ارزش می یابد که فضای رقابتی بین سازمان ها افزایش یافته است؛ همچنین برای هر سازمان، رقابت نوعی مزیت محسوب می شود و توسعه ی روزافزون و نوآوری اهمیت دارد.
وضعیت جمعی در کارهای گروهی، افراد را تشویق می کند تا در خلق ایده های برتر به رقابت بپردازند؛ چنین حالتی به موقعیت گروه انسجام، برتری و قدرت می بخشد و چنانچه در تمامی سازمان ها از تفکر خلاق جمعی استفاده شود مسائل و معضلات برای رسیدن به اهداف و آرمان های سازمان حل می شود.
از آنجایی که در هر تشکیلات، بدون آن که بسترسازی مناسب انجام شود اجرای هر طرحی بعید به نظر می رسد، برای آن که در هر بخش از سازمان تفکر کار گروهی توسعه یابد نیز به فرهنگ سازی شایسته نیاز است.
چون بسیاری از کارهای سازمان ها تخصصی بوده و نیاز به علم و تجربه دارد، تیم های کاری موفق به راحتی در آن شکل نمی گیرد و نیازمند آن است که افراد همگون و کارآمد شناسایی شوند تا تلاشی جدی برای رسیدن به اهداف سازمان انجام دهند.
برای آن که مشکلات مجموعه رفع شده و ارتباطات میان اعضاء تقویت گردد باید تمام اعضاء همدیگر را بپذیرند و حس مسئولیت مشترک در آنان ایجاد شود تا در فضایی علمی و صمیمی به منظور رسیدن به اهداف سازمان انجام وظیفه کنند.
از آنجا که سازمان ها و جوامعِ فردگرا بر اساس موفقیت های فردی برنامه ریزی می کنند ایجاد فضایی که در آن افراد، جهت پیوستن به گروه ها رغبت نشان دهند (در مقایسه با تشکل هایی که به پدیده جمع گرایی ارج می گذارند) مشکل تر است؛ برای ایجاد تغییر در روحیه ی کارکنان، مدیر باید افرادی را استخدام کند که از نظر روابط انسانی مهارت بالایی داشته باشند و بتوانند به عنوان یک عضو اثربخش یا موفق در گروه مشغول کار شوند؛ سپس بایست مهارت های لازم به آن ها آموخته شود و نظام برنامه ریزی بر پایه ی هم فکری و مشارکت اعضاء بنا گردد. (9)
یک عامل مهم در سازمان های ایرانی که باعث مشارکت های گروهی می شود حس نیکوکاری به هم نوعان و دین داری افراد است؛ چرا که مشارکت در گروه، بستر مناسبی جهت کارهای عام المنفعه و بُروز کمک رسانی به دیگران ایجاد می نماید؛ قرآن کریم انسان ها را به همیاری در نیکوکاری و تقوای اجتماعی دعوت می کند و می فرماید: «یکدیگر را در نیکوکاری و پرهیزگاری یاری کنید و برای ظلم و گناه همکاری نکنید».(10)
با این نگاه، شایسته است که کارکنان ایرانی، همکاری های خود را بر اساس تقوای اجتماعی و سبقت در کار نیک بنا نهند.
عامل دیگری که مشارکت های گروهی را در تشکلات های ایرانی توجیه می کند پیدایش زمینه ی احترام به اشخاص است؛ گروهی که زمینه مناسب برای تبلور اکرام نسبت به نظرات دیگران ایجاد می نماید، توانایی های افراد را ظاهر می سازد و بروز این توانایی ها می تواند حس مفید بودن را در اشخاص بیدار کند.
امام علی علیه السلام نسبت به آگاهی های لازم یک مدیر در کار گروهی این گونه اشاره می فرمایند: «تلاش هریک از آنان را به دقّت بشناس و زحمت شخصی را به دیگری نسبت مده و در اجر و مزدش به اندازه رنجی که برده کوتاهی مکن و مقام کسی باعث نشود که کوشش اندکش را بزرگ شماری و معمولی بودن فردی علت نگردد که کارِ بزرگش را اندک دانی».(11)
یکی از خصوصیات مدیریت رسول گرامی صلی الله علیه و آله و سلم نیز آن بود که تصمیماتی اثربخش اتخاذ می کردند و همه ی افراد را در آن مشارکت می دادند که در زبان وحی، لطف و رحمت بر مشارکت جویان در تصمیم گیری تعبیر شده است؛ یعنی در کنار آیه ای که بیانگر خلق و خوی رحمت آمیز پیامبر اعظم صلی الله علیه و آله و سلم می باشد و موفقیت او را در امر تبلیغ به خاطر اخلاق عظیم وی دانسته، از پیغمبر می خواهد در امور اجتماعی با مردم مشورت کند. (12)
بنابراین سیره ی پیغمبر اکرم صلی الله علیه و آله و سلم مبتنی بر تثبیت روش گروهی انجام دادن کار و مشارکت مسلمانان در تصمیمات بود؛ چنان که گاه نبی معظمصلی الله علیه و آله و سلم مطابق رأی آنان تصمیم می گرفتند و زمانی نیز با آن ها رایزنی می نمودند؛ و زمانی صلاح کار را در آن می دیدند که طبق نظر خود عمل کنند؛ از این روی گروه های مسلمان احساس می کردند که پیامبر صلی الله علیه و آله و سلم به آرای ایشان توجه می کند و بدین وسیله آنان را مورد احترام قرار می دهد.
امام علی علیه السلام نیز در بسیاری از موارد رأی گروه مؤمنان را می پرسیدند؛ ایشان قبل از حرکت به سوی صفین، افرادی از مهاجران و انصار را جمع آوردند و فرمودند: «ما قصد داریم به جانب دشمن مان و دشمن شما عزیمت کنیم؛ پس نظر خود را برای ما بیان کنید».(13)
مراحل انجام دادن کار گروهی
برای رسیدن به وحدت و ایجاد سازوکارهای مختص کارِ گروهی باید از چهار مرحله(14) گذر کرد؛ در هر یک از این مراحل اثرگذاری مدیر و راهبر گروه بسیار اهمیت دارد:
1- شکل گیری گروه
هنگامی که تصمیم گرفته می شود یک گروه ایجاد شود، ابتدا از افراد یکدل و دارای انگیزه ی واحد، دعوت می گردد تا به منظور تحقق اهداف تعیین شده به دور هم جمع شوند و درخصوص برپایی یک هیئت کاری به بحث و تبادل نظر بپردازند.
در کارِ گروهی سازمان ها توجه به این نکته حائز اهمیت است که ایجاد همکاری و هم فکری باید در راستای اهداف نظام و به دور از گرایش های فردی و حزبی باشد و تمام مطالب مطرح شده به منزله امانت نزد افراد گروه می باشد؛ امام مؤمنان علی علیه السلام درباره ی همیاری می فرمایند: «درخواست همکاری برای برپا داشتن حق، دینداری و امانت داری است».(15)
شرکت کنندگان در گروه به علت این که هنوز به عمق مباحث وارده نشده اند و یا نسبت به شخصیت و امانت داری یکدیگر شناخت کمی دارند در بیان دیدگاه ها و نظرات خود محتاطانه عمل می کنند؛ در این مرحله، وظیفه ی مسئول گروه از حساسیت ویژه ای برخوردار است؛ او باید از توانمندی بالا برخوردار باشد و بتواند اعضای گروه را هدایت کند و آنان را از اهمیت شکل گیری گروه و وظیفه ای که افراد می توانند بر عهده داشته باشند آگاه سازد؛ او باید آینده نگری خوبی نسبت به نتایج شکل گیری گروه داشته باشد.
2- آرا و فکر
هنگامی که به بسیاری از سؤالات اعضاء پاسخ داده شد و زمینه های لازم برای تبادل نظر بین آنان پدید آمد، آرام آرام نسبت به یکدیگر شناخت پیدا می کنند و اعتماد بیشتری نسبت به هم به دست می آورند؛ در نتیجه جرأت می نمایند که نظرات خویش را با صراحت افزون تری بیان کنند؛ بنابراین رفتار محتاطانه کمی رنگ می بازد و اشخاص در اظهار آرای خود جسارت زیادتری نشان می دهند و بالاخره افراد تشویق می شوند که با کلام صادقانه ی خویش دیدگاه های اعضاء را مورد نقد قرار دهند.
تشکیل گروه و نظرخواهی از آنان بدان خاطر نیست که گردآورنده ی گروه به تنهایی نمی تواند تصمیم بگیرد، بلکه به آن علت است که عقل جمعی وآگاهی مسئول گردآوری گروه را نسبت به موضوع افزایش می دهد. از امام علی علیه السلام است که: «یک انسان فرهیخته، رأی خردمندان را بر آرای خویش می افزاید و دانش و آگاهی خود را با این کار توسعه می بخشد»(16) ؛ چرا که اندیشه خواهی عمومی و تشکیل گروهِ اندیشه ورز برای حل معضلات باعث می شود شخص با فکر صحیح با مسائل روبرو شود؛ و باز از گفته های حضرت علی علیه السلام است: «آگاه باشید که خردمند با اندیشه ای درست و پیش بینی کامل با افکار و نظرات دیگران روبه رو شود».(17)
اعضای تیم سؤالات مختلفی را در زمینه ی مسئولیت ها، تصمیم گیری ها و اقداماتی که باید انجام شود مطرح می کنند و خواهان پاسخ قانع کننده ای هستند؛ مسئول گروه همچون معماری است که ستون هایی برقرار می سازد تا در آینده بنای گروه را روی آن ها استوار سازد؛ در مرحله ی آرا و افکار، تضاد در گروه نمود بسیار زیادی دارد؛ اختلاف و تقابل می تواند برای گروه، سازنده یا ویرانگر باشد؛ هنگامی که تخالف، بسیار کم یا بسیار زیاد باشد عملکرد گروه را کاهش می دهد؛ سطح مطلوب آن است که موجب رخوت و سکون نشود، بلکه سبب پیدایش خلاقیت شده و فرد بتواند بدان وسیله از میزان تنش یا فشار روانی بکاهد؛ همچنین موجب تغییرات گردد، ولی بدان حد نباشد که راه ها را مختل سازد؛(18) اگر نتوان تعارض را به خوبی مدیریت کرد امکان دارد به طول بیانجامد یا موجب فروپاشی گروه شود؛ بنابراین پیشنهاد می شود که مدیر گروه در زمینه ی حل معارضات، مهارت کافی داشته تا بتواند با هم فکری اعضاء این مرحله را پشت سر گذارد. (19)
چه بسیار گروه ها و جوامع غیردینی و باطل که با وحدت رویه به اهداف خود رسیده اند و تشکل های دینی و اسلامی را به علت اختلاف نظر، مغلوب خود ساخته اند؛ امیرمؤمنان علی علیه السلام در بخشی از خطبه ی بیست و پنجم نهج البلاغه می فرمایند: «شنیده ام بُسر(20) وارد یمن شده، سوگند به خدا می بینم که این قوم به زودی بر شما چیره شوند».(21) و بعد ادامه می دهند: «به خاطر اجتماعی که آنان بر باطلشان دارند و تفرقه ای که شما از حق دارید».(22)
3- ضابطه مندی
در این مرحله، افراد در کنار هم احساس آرامش می نمایند و از این که در جوار یکدیگر مشغول کار هستند، خشنودند؛ آن ها دوست دارند مشکلات موجود در گروه را برطرف کنند و به بحث و تبادل نظر بپردازند و به همین خاطر به همدیگر نظرات سازنده می دهند و تلاش می کنند در جهت رشد یکدیگر بکوشند.
در این مرحله تلاش ها در جهت ضابطه مندی در گروه بوده تا افراد براساس اصولی مشخص بتوانند مسیر خود را با هماهنگی طی نمایند؛ یکی از اتفاقاتی که در این مرحله رخ می دهد آن است که اقتدارگرایی مسئول گروه کاهش می یابد و گویی این قدرت راهبری به آهستگی در بین اعضای گروه پخش می شود و اکنون تک تک اعضاء می توانند بر اساس ضابطه مندی های معین شده و با ارائه ی طریق های ارزشمند گروه را به سوی هدف، هدایت کنند.
هر مسئول و مدیر یک مجموعه باید این توانمندی را دارا باشد که افراد را در کنار هم چنان قاعده مند به کار گیرد که همگان احساس آرامش نمایند و از این که در جوار یکدیگر و در جمعی صمیمی و یک دل مشغول به فعالیت هستند رضایت داشته باشند و مشکلات به وجود آمده را به صورت گروهی مشترک المنافع حل کنند، از امام علی علیه السلام است که: «به ملازمت راه راست و ترک امور ناروا و قبیح، یاور و معین همدیگر باشید و حق را در میان خویش فرا گیرید و جاری سازید و یکدیگر را بر آن یاری کنید».(23)
4- تلاش
در این مرحله، تمام اشخاص به صورت یکپارچه تلاش می کنند و در بین آن ها اشتیاق فراوانی برای رسیدن به مقصود وجود دارد؛ انگیزش درونی آنان رشد کرده و اطمینان در گروه تقویت شده است؛ اعضاء گروه به دنبال افزایشِ کیفیت کار هستند؛ در این صورت کارآمدی گروه در وجود تمامی اعضای گروه نهادینه شده؛ و تصمیماتی مدیریتی و جمعی که گرفته می شود گروه را به سوی مقصد نهایی و ماموریت هدایت می کند.
مرحله ی تلاش، مرحله ای است که اگر یک گروه به آن دست یابد با گذر زمان تکامل می یابد و به گروهی هدفمند و تاثیرگذار تبدیل می شود؛ رسیدن به مرحله ی تلاش علاوه بر آن که زمینه ی رشد و تحول گروه را فراهم می کند، می تواند ثمرات ارزشمندی را در جامعه یا سازمان به همراه داشته باشد؛ افراد گروه در مرحله ی تلاش با جدیت و پشتکار می توانند به اهداف بزرگی نائل آیند، همچنان که امام علی علیه السلام می فرمایند: «حق بدون تلاش به دست نمی آید».(24) در این زمان، گروه باید نهایت تلاش و کوشش خود را معطوف دارد تا به هدف های از پیش تعیین شده برسد که حضرت علی علیه السلام وعده فرموند: «هر که نهایت تلاش خود را انجام دهد، به تمام آن چه اراده کند می رسد».(25)
یکی از وظایف مهم مدیر و رئیس گروه، جلوگیری از سخنان پراکنده و غیرمسئولانه است؛ یعنی هر کس به خود اجازه ندهد از طرف جمع و مجموعه در خارج از سازمان و در بین رسانه ها سخن بگوید و یا نظرات خود را با عنوان نظر تمام افراد مطرح کند، از این روی امام علی علیه السلام به وحدت زبان اشاره کرده و می فرمایند: «زبان یکی کنید»(26) ، لذا در احزاب، گروه ها و سازمان های بزرگ فردی را به عنوان سخنگو منصوب می کنند.
1) مبانی سازمان و مدیریت: ص 381-377.
2) رفتار سازمانی: فصل هفتم.
3) مبانی رفتار سازمانی: ص 143-144.
4) رفتار سازمانی با رویکرد اسلامی: ص 11.
5) مبانی رفتار سازمانی: ص 170.
6) همان: ص 191.
7) ر.ک: مبحث «هیئت اندیشه ورز» ص 170.
8) ر.ک: مبحث «سیاست گذاری بحران» ص 230.
9) ر.ک: مبانی رفتار سازمانی: ص 190.
10) سوره مائده، آیه 2.
11) «ثُمَّ اعْرِفْ لِکلِّ امْرِی ءٍ مِنْهُمْ ما أَبْلی، وَ لَاتَضُمَّنَّ بَلاءَ امْرِی ءٍ إِلی غَیرِهِ وَ لَاتُقَصِّرَنَّ بِهِ دُونَ غایةِ بَلائِهِ، وَ لَایدْعُوَنَّک شَرَفُ امْرِی ءٍ إِلی أَنْ تُعَظِّمَ مِنْ بَلائِهِ ما کانَ صَغِیراً، وَ لا ضَعَةُ امْرِی ءٍ إِلی أَنْ تَسْتَصْغِرَ مِنْ بَلائِهِ ما کانَ عَظِیماً» (نهج البلاغه: نامه 53).
12) سوره آل عمران، آیه 159.
13) «قَدْ عَزَمْنَا عَلَی الْمَسِیرِ إِلَی عَدُوِّنَا وَ عَدُوِّکمْ فَأَشِیرُوا عَلَینَا بِرَأْیکم» (بحارالأنوار: ج 32، ص 397).
14) ر.ک: مقاله های «مهارت های انسانی در مدیریت»؛ «ضرورت ایجاد تیم های کاری و مراحل شکل گیری آن ها».
15) «طَلَبُ التَّعَاوُنِ عَلَی إِقَامَةِ الْحَقِّ دِیانَةٌ وَ أَمَانَة» (تصنیف غررالحکم و دررالکلم: ص 69، ح 977).
16) «حَقٌّ عَلَی الْعَاقِلِ أَنْ یضِیفَ إِلَی رَأْیهِ رَأْی الْعُقَلَاءِ وَ یضُمَّ إِلَی عِلْمِهِ عُلُومَ الْحُکمَاءِ» (همان: ص 55، ح 496).
17) «أَلَا وَ إِنَّ اللَّبِیبَ مَنِ اسْتَقْبَلَ وُجُوهَ الْآرَاءِ بِفِکرٍ صَائِبٍ وَ نَظَرَ فِی الْعَوَاقِبِ»(همان: ح 495).
18) مبانی رفتار سازمانی: ص 288.
19) ر.ک: مبحث «سیاست گذاری تعارض» ص 219.
20) بسربن ارطاة از فرماندهان لشگر معاویه بود که نسبت به شیعیان امام علی علیه السلام بسیار ستمکار و بی رحم بود.
21) «أُنْبِئتُ بُسراً قَد اَطَّلَعَ اَلْیمَنَ و اِنّی وَالله لَاُظُنُّ و أَنّ هؤُلاء اَلقومَ سَیدَالُونَ مِنکم».
22) «بِاجْتِمَاعِهِمْ عَلَی بَاطِلِهِمْ وَ تَفَرُّقِکمْ عَنْ حَقِّکم».
23) «أَعِینُوا أَنْفُسَکمْ بِلُزُومِ الطَّرِیقَةِ الْمُسْتَقِیمَةِ وَ هَجْرِ الْأُمُورِ الْمَکرُوهَةِ وَ تَعَاطَوُا الْحَقَّ بَینَکمْ وَ تَعَاوَنُوا عَلَیه» (بحارالانوار: ج 4، ص 267).
24) «لَا یدْرَک الْحَقُ إِلَّا بِالْجِدِّ» (نهج البلاغه: خطبه 29).
25) «مَنْ بَذَلَ جُهْدَ طَاقَتِهِ بَلَغَ کنْهَ إِرَادَتِهِ» (تصنیف غررالحکم و دررالکلم: ص 444، ح 10132).
26) «اجْعَلُوا اللِّسَانَ وَاحِدا» (نهج البلاغه: خطبه 175).
