نظارت، کنترل و ارزیابی

در وظیفه و مهارت هشتم با سه واژه ی «نظارت»، «کنترل» و «ارزیابی» روبرو هستیم.

«نظارت» عبارت است از کوششی که یک مسئول برای یافتن نقاط قوّت و ضعف موجود در سازمان انجام می دهد.

«کنترل» عبارت است از فرایند تحت نظر قرار دادن فعالیت ها، به منظور حصول اطمینان از این که این تلاش ها همان گونه انجام می پذیرند که برنامه ریزی شده اند. (1)

واژگان نظارت و کنترل گاهی به صورت مترادف و هم معنی با یکدیگر بکار گرفته می شوند ولی در واقع این دو اصطلاح دارای معانی متفاوتی بوده و کاملاً به هم مربوط و وابسته اند.

نظارت و کنترل یعنی بازدید و مراقبت از طرز پیشرفت اجرای عملیات در مقایسه با وضع مطلوب و به دنبال آن تغییر کُنش ها به منظور جلوگیری از انحراف در تحقق اهداف پیش بینی شده سازمان می باشد.

تعریف فوق از دو قسمت تشکیل شده است: قسم اول کسب اطلاعات از طریق مشاهده و بررسی وضع موجود و تعیین پیشرفت کارها در مقایسه با وضع مطلوب، که نظارت نامیده می شود و پاره دوم یعنی کنترل به منظور باز گردانیدن سیستم اجرایی به شکل درست و مطلوب آن از طریق انجا م کارهای اصلاح کننده می باشد که یک فرآیند ارتکابی و کنترلی می باشد.

در واقع نظارت، مهم تر و مقدم بر کنترل می باشد زیرا نظارت یک امر مشاهده ای و تحقیقی است و اگر در یافتن انحرافات جریان عملیاتی سازمان موردی دیده نشود نیازی به کنترل نخواهد بود، پس نظارت مانند یک ترازو عمل می کند. (2)

«ارزیابی» فرآیند سنجش، ارزش گذاری و قضاوت در خصوص عملکرد واحدهای اجرایی است.

باید توجه داشت، این سه وظیفه و مهارت، از اجزای اصلی مدیریت است؛ اجرای دقیق نظارت بر امور و کنترل فرایندها و ارزیابی تولیدات، در سالم سازی محیط و سنجش و قضاوت درباره ی محصولات و عملکردهای دستگاه ها و سازمان ها بسیار مؤثر بوده و باعث افزایش کارایی مدیران آن ها می شود.

هدف و فلسفه ی وجودی این وظایف، اصلاح و بهبود می باشد و اگر این ویژگی در نظام کنترلی موجود نباشد، سیستم دوام چندانی نخواهد یافت، پس ارزیابی، کنترل و نظارت در مدیریت، فرایندی است که علاوه بر آن که انگیزش افراد در فعالیت های سازمانی را افزایش می دهد، به تحقق اهداف سازمان منتهی می شود.

متأسفانه برخی از مدیران فرآیند این سه مهارت را نمی دانند و بهره ی لازم از آن ها نمی برند و یا در هنگام نظارت و کنترل، شتاب زده و بدون برنامه عمل می نمایند و به نتیجه ی ارزیابی ها اعتنا نمی کنند، یا فقط به اجرای ظواهر کار و انجام بعضی از اقدامات صوری دل بسته اند و نه تنها خود و مجموعه ی سازمان را فریب می دهند، بساکه زمینه ی بروز و افزایش مشکلات و تخلفات کاری را نیز فراهم می کنند؛ در حالی که کنترل و نظارت بر عملکرد، نه تنها یک وظیفه سازمانی و ملی است، بلکه یک تکلیف دینی نیز محسوب می شود که در روایات بزرگان اسلام به آن امر گردیده؛ به طور مثال امام علی علیه السلام در فرمان خویش به مالک اشتر، می فرمایند: «جاسوسانی از اهل راستی و وفا بر آنان بگمار، زیرا بازرسی پنهانی تو از کارهای آن ها سبب امانت داری ایشان و مدارای با رعیت است».(3)

امروزه بسیاری از مشکلات که در نظام های اداری وجود دارد، ناشی از نادیده گرفتن این امرِ ملی و اسلامی است؛ و متأثر از منفعت جویی، سیاست بازی و حزب گرایی ناظران و عدم وجود سیستمی می باشد که با بررسی گره های کاری و رفع آن ها (سیستم بازخورد) سازمان ها را در مسیر لازم قرار دهد.

در این مبحث ابتدا با شناحت هر یک از این وظایف، انواع و محورهای نظارت را مورد بررسی قرار داده و در بحث کنترل، پس از بیان تفاوت نظارت با کنترل به مراحل چهارگانه ی کنترل می پردازیم و سپس فلسفه، کاربرد، معیار و روش های ارزیابی را به گفتگو می گذاریم:

1) مدیریت: ص 600.

2) ر.ک: مقاله «اهمیت نظارت وارزیابی».

3) «ابْعَثِ الْعُیونَ مِنْ أَهْلِ الصِّدْقِ وَ الْوَفَاءِ عَلَیهِمْ فَإِنَّ تَعَاهُدَک فِی السِّرِّ لِأُمُورِهِمْ حَدْوَةٌ لَهُمْ عَلَی اسْتِعْمَالِ الْأَمَانَةِ وَ الرِّفْقِ بِالرَّعِیة» (نهج البلاغه: نامه 53).