نظارت ابزاری برای بررسی عملکرد کارکنان و راهنمایی آن هاست و مدیران را مطمئن می سازد که اجرای کلیه ی مراحل کاری با هماهنگی مورد نیاز تحقق یافته و اطلاعات مناسب، مفید و لازم را در یک سازمان متعالی و انسانی فراهم می آورد تا باعث اثربخشی مدیریت شود و آن را قابل اطمینان سازد؛ لذا نظارت فقط در پایان کار نیست، بلکه مدیر بایستی قبل از آغاز مشغله، هنگام فعالیت و بعد از اتمام آن، نظارت را اِعمال کند. پس نظارت سه نوع است:
1- نظارت آینده نگر: مطلوب ترین نوع نظارت، نظارت آتیه نگر می باشد چراکه بر اساس اطلاعات، داده ها و انتظارات و قبل از آغاز فعالیت صورت می گیرد و به آینده نظر دارد؛ منظور از این نوع نظارت، کاهش اشتباهات و به حداقل رساندن اقدامات اصلاحی است.
این نوع نظارت، مستلزم کسب اطلاعات به موقع و دقیق است که اجرای آن را با دشواری مواجه می کند؛ به همین علت مدیران بیشتر از دو نوع دیگر از نظارت استفاده می کنند.
2- نظارت مقارن: این نظارت، زمانی اجرا می شود که فعالیتی در حال انجام شدن باشد، یعنی برنامه ریزی های اولیه صورت گرفته و طرح در مرحله عملیات می باشد؛ وقتی نظارت هنگام اجرای کاری اِعمال گردد، مدیر می تواند مشکلات را قبل از این که پرهزینه شوند حل کند؛ مشهورترین شکل نظارت همزمان، هدایت و توجیه سرپرست است.
3- نظارت گذشته نگر: این نوع نظارت بعد از اتمام فعالیت و هر اقدام به عمل می آید و وابسته به بازخورد می باشد؛ در این نوع نظارت، بازده سازمان کنترل می شود تا اطمینان حاصل شود که آیا مطابق استانداردهای تعیین شده است.
در این نوع نظارت اطلاعات مفیدی جمع آوری می شود و بر اساس آن معضلات کیفی سازمان حل می گردد؛ اصلی ترین نقطه ی ضعف این نوع نظارت آن است که مدیر وقتی اطلاعاتی از مسائل موجود به دست می آورد که اشکال ایجاد شده و صدمه ای به تشکیلات وارد گشته؛ با وجود این، در بسیاری از فعالیت ها فقط می توان از نظارت گذشته نگر استفاده کرد؛ این نوع نظارت سه مزیت دارد:
1ـ این نوع نظارت اطلاعات معنی داری درباره ی چگونگی تأثیر برنامه ریزی در تحقق هدف ها برای مدیران فراهم می کند؛ اگر بازخورد اختلاف مختصری بین استاندارد با عملکرد واقعی نشان دهد، معلوم می شود که برنامه ریزی در جهت هدف انجام شده است؛ ولی اگر انحراف زیاد باشد، مدیر می تواند این اطلاعات را برای تنظیم برنامه های جدید و اثربخش تر کردن آن ها به کار گیرد.
2ـ نظارت گذشته نگر می تواند موجب انگیزش بیشتر کارکنان شود؛ زیرا افراد مایل اند درباره ی چگونگی عملکرد خود اطلاعاتی به دست آورند و نظارت گذشته نگر این اطلاعات را فراهم می کند. (1)
3ـ با این نظارت، تجاربی بدست می آید که برای عملکرد آینده مفید است، از جمله مدیر فرا می گیرد چه اقداماتی انجام ندهد و یا چه افرادی را برای آینده به کار نگیرد و به کدام یک از کارکنان می تواند بیشتر اعتماد نماید.
1) مبانی سازمان و مدیریت: ص 363-364؛ مبانی رفتار سازمانی: ص 578.
