به طور کلی مانور نظارت بر یکی از این پنج حوزه افراد، منابع مالی، عملیات، اطلاعات و عملکرد کل سازمان اِعمال می شود و دارای سه محور اساسی است:
1- نظارت بر کارکنان
از کارهای بسیار لازم و ضروری، نظارت بر عملکرد کارگزاران می باشد؛ زیرا این انسان ها هستند که برنامه را اجرا می نمایند و این افراد هستند که امکانات را به کار می گیرند و این کارگزارانند که وصول به اهداف سازمانی را تحقق می بخشند یا به شکست می کشانند و اینانند که در رضایت یا نارضایتی مردم از سازمان، بیشترین تأثیر را دارند؛ اگر نیروهای اجرایی ضعیف و ناتوان باشند، همانند بلایی خانمان سوز نتایج را ضایع می کنند و از بین می برند؛ امام علی علیه السلام در کلامی گهربار می فرمایند: «آفت کارها ناتوانی عمل کنندگان است».(1)
ایشان، در دوران زمامداری خود، امر نظارت بر اُستانداران و عاملان حکومت را جدی گرفته و ضمن رسیدگی به کیفیت کار اداری آنان، مسائل مالی و دخل و خرج آن ها را کنترل نموده و اگر خیانت مالی از هر کدام مشاهده می شد، علاوه بر عزل وی، اموالش را نیز به نفع بیت المال مصادره می نمودند؛ امام علی علیه السلام انجام چنین کاری را از کارگزاران حکومت خویش نیز مطالبه می کرد، برای نمونه: مالک بن کعب ارحبی از افراد مورد اعتماد ایشان و فرماندار ناحیه عین التمر بود که حضرت، طی نامه ای به او نوشتند: «کسی را به عنوان جانشین خویش قرار ده و خود به همراه گروهی از یارانت (به منظور نظارت بر عملکرد و رفتار فرمانروایان محدوده عراق) راهی آنجا شو و تمام سرزمین عراق را منطقه به منطقه بگرد و از چگونگی اَعمال و رفتار کارگزاران و مسئولان آن ها جویا شو و بر سیره و روش عمل آنان نظارت داشته باش».(2)
امام بر خرید و فروش های به ظاهر شخصی کارگزاران دقت می فرمود و آن ها را به خاطر این رفتارها مورد سؤال قرار می دادند، شریح بن حارث کندی از قاضیان معروف و با سابقه ای بود که سال های بسیاری به امر قضاوت اشتغال داشت و در زمان خلافت امام علی علیه السلام و در شهر کوفه به دادرسی میان مردم می پرداخت؛ نقل شده است که وی در دوره حکومت آن حضرت، خانه ای به قیمت هشتاد دینار خرید؛ وقتی گزارش این مطلب به امام علی علیه السلام رسید؛ شریح را احضار کردند و به او فرمودند: به من خبر رسیده است که مسکنی به هشتاد دینار خریده ای و سندی برای آن نوشته ای و گواه و شاهدانی بر آن گرفته ای؟ او ضمن توجیه رفتار خود خرید خانه را به این مبلغ تائید کرد، امام نگاه خشم آلودی به وی کرده و فرمودند: «ای شریح به زودی کسی به نزدت می آید (ملک الموت) که به سند منزل نظر نمی کند و از شهود آن نمی پرسد تا آن که تو را از آن سرای بیرون می کند و تنها تسلیم اتاق قبر می نماید؛ ای شریح، مواظب باش که این کاشانه را از غیر اموال خود نخریده، یا قیمت آن را از غیر مال حلال نداده باشی که در این صورت دچار خسارت دنیا و آخرت شده ای».(3)
یک مدیرِ ایرانیِ کارآزموده، در مسیر نظارت بر کارکنان، پس از اطمینان از صحت گزارش های واصله با یک برنامه ریزی مشخص، حساب شده و مدون، سریع داخل عمل می شود و درنگ نمی کند و به سرعت در صدد جبران کاستی ها برمی آید و با افراد خاطی برخورد مناسب خواهد داشت.
امام علی علیه السلام علاوه بر اینکه خود با کارگزاران متخلف رفتاری قاطع داشت از آنان نیز می خواست با افراد خاطی شدیداً برخورد کرده چراکه در این صورت اولاً اشخاص قانون شکن ادب می شوند و ثانیاً اعتماد مردم به حکومت افزون می گردد، حضرت ضمن سفارش های خود می فرمایند: «اگر یکی از آنان دست به خیانت دراز کند و مأموران مخفی تو بالاتفاق خیانتش را گزارش نمایند اکتفای به همین گزارش تو را بس باشد و او را به جرم خیانت کیفر بدنی ده، و وی را به اندازه عمل ناپسندش عقوبت کن، وسپس او را به مرحله ذلّت وخواری بنشان و داغ خیانت را بر او بگذار و گردنبند عار و بدنامی را به گردنش بینداز».(4)
2- نظارت بر برنامه ها
یکی دیگر از محورهای اساسی نظارت، مراقبت از برنامه ها می باشد که عبارت است از کنترل اجرای کامل و دقیق برنامه های طراحی شده، این وارسی به نحوی است که اگر برنامه به علتی از مسیر خود خارج شد، با ریشه یابی علت ها و پیشنهاد فعالیت های مناسب اقتصادی، بتوان برنامه را به مدار اصلی و نخستین خود برگرداند.
نظارت خداوند بر نحوه ی ابلاغ پیامبران نشان دهنده ی اهمیت همین موضوع می باشد؛ در قرآن کریم به این مقوله اشاره شده است: «مگر رسولانی که آنان را برگزیده و مراقبانی از پیش رو و پشت سر برای آن ها قرار می دهد تا بداند پیامبرانش رسالت های پروردگارشان را ابلاغ کرده اند؛ و او به آن چه نزد آن هاست احاطه دارد و همه چیز را شمارش کرده است».(5)
نظارت بر برنامه فرآیندی است که مسیر برنامه را حفظ می کند تا در حین اجرای برنامه تعادل اقتصادی موجه بین سه عامل هزینه، زمان و کیفیت برقرار شود؛ برای نظارت بر برنامه از ابزار و تکنیک های خاصی کمک گرفته می گردد.
چنانچه پس از نظارت بر برنامه، معلوم گشت که کار با وضعیت مطلوب انجام می شود، حرکت باید ادامه یابد، اما اگر نقاط ضعفی در برنامه احساس شد، بایست مشخص گردد که مشکل مربوط به کدام قسمت از برنامه است تا بتوان تغییرات لازم را در آن اِعمال کرد.
همان طور که در گفتارهای مربوط به برنامه ریزی گفته شد، برنامه ریزی شامل تعیین منظورها و مقاصد سازمان و تهیه ی نقشه و برنامه ی کار است؛ برنامه ها نشان می دهد که هدف ها چگونه باید تحقّق یابد. (6)
تمامی طرح ها که در سطح برنامه ریزی کوتاه مدت یا اجرایی به مجموعه کارها و عملیاتی تبدیل و تقسیم شود، پروژه نامیده می شود؛ این تقسیم به عهده واحدهای ستادی یا سطوح مدیریت میانی است.
هر چند در انتخاب اهداف و پیش بینی ها دقیق و حساب شده عمل شود، هرگز نمی توان ادعا کرد که خطا و اشتباهی رخ نداده است، از این روی در روند نظارت بر برنامه، خطاها و نواقص آشکار می شود و در هر مرحله نتایج کار با انتظارات مورد مقایسه قرار می گیرد و پس از آن که لغزش ها و اشتباهات دقیقاً شناسایی و ثبت شد، پی گیری های لازم به عمل می آید.
3- نظارت بر روند اجرای پروژه
نظارت بر اجرای پروژه و هدایت آن یکی از مراحل مهم مدیریت طرح و برنامه است و نظارت بر روند اجرای طرح ها از سه عامل بهره می گیرد:
1- تعیین وضعیت واقعی پروژه
هنگام تعیین وضعیت واقعی پروژه، مشخص می شود کارهای برنامه ریزی شده هم اکنون در چه مرحله ای قرار دارند و چه مقدار نیروی انسانی، بودجه، امکانات و… را به خود اختصاص داده و چه میزان سرمایه در برابر جه اندازه بازدهی، از سازمان کسر گشته است.
۲- مقایسه وضعیت واقعی با برنامه
مقایسه بین وضعیت کنونی پروژه با برنامه ی از پیش طراحی گشته نشان می دهد که آیا طرح جلوتر است یا برنامه و یا این که حرکت پروژه دقیقاً منطبق بر برنامه ی زمان بندی شده، صورت گیرد.
۳- در نظر گرفتن اقدام اصلاحی
در صورتی که نواقصی در پیشرفت پروژه ملاحظه و یا کمبودهایی در برنامه مشاهده شود، ضروری است که با طراحان، مهندسان و کارکنان صحبت گردد تا بدین وسیله موانع رفع و کمبودها جبران شوند.
ناگفته نماند، انتظار عملکرد از زیرمجموعه باید مطابق با امکانات، اختیارات، وضعیت مکانی و زمانی و با توجه به جنسیت، سن و توانمندی های کارکنان باشد نه فراتر از آن.
1) «آفَةُ الْأَعْمَالِ عَجْزُ الْعُمَّالِ» (تصنیف غررالحکم و دررالکلم: ص 345، ح 7924).
2) «فاستخلِفْ عَلی عَمَلِک، واخرُج فی طائِفَةٍ مِن أصحابِک، حَتَّی تَمرَّ بأَرضِ کورَةِ السَّوادِ، فتسألُ عَن عُمّالی و تنظرُ فی سِیرَتِهم» (مکاتیب الائمه: ج 1، ص 396).
3) «یا شُرَیحُ أَمَا إِنَّهُ سَیأْتِیک مَنْ لَاینْظُرُ فِی کتَابِک وَ لَایسْأَلُک عَنْ بَینَتِک حَتَّی یخْرِجَک مِنْهَا شَاخِصاً وَ یسْلِمَک إِلَی قَبْرِک خَالِصاً فَانْظُرْ یا شُرَیحُ لَاتَکونُ ابْتَعْتَ هَذِهِ الدَّارَ مِنْ غَیرِ مَالِک أَوْ نَقَدْتَ الثَّمَنَ مِنْ غَیرِ حَلَالِک فَإِذَا أَنْتَ قَدْ خَسِرْتَ دَارَ الدُّنْیا وَ دَارَ الْآخِرَة» (نهج البلاغه: نامه 3).
4) «فَإِنْ أَحَدٌ مِنْهُمْ بَسَطَ یدَهُ إِلَی خِیانَةٍ اجْتَمَعَتْ بِهَا عَلَیهِ عِنْدَک أَخْبَارُ عُیونِک اکتَفَیتَ بِذَلِک شَاهِداً فَبَسَطْتَ عَلَیهِ الْعُقُوبَةَ فِی بَدَنِهِ وَ أَخَذْتَهُ بِمَا أَصَابَ مِنْ عَمَلِهِ ثُمَّ نَصَبْتَهُ بِمَقَامِ الْمَذَلَّةِ وَ وَسَمْتَهُ بِالْخِیانَةِ وَ قَلَّدْتَهُ عَارَ التُّهَمَة» (همان: نامه 53).
5) سوره جن، آیات 27 و 28.
6) مدیریت رفتار سازمانی: ص 14.
